So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Japan [2024]
Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, Auftragnehmende einzustellen, um Lücken in ihrer Belegschaft zu schließen und spezielle Projekte anzugehen. Durch die moderne Technologie ist es nicht überraschend, dass Sie erwägen, Auftragnehmende in Japan einzustellen. Allerdings kann es trotz aller technologischen Erleichterungen kompliziert sein, die japanischen Arbeits- und Steuergesetze einzuhalten.
Bevor Sie Auftragnehmende onboarden und Ihre erste Rechnung annehmen, sollten Sie herausfinden, wie Sie Freelancer*innen gemäß den japanischen Anstellungsgesetzen korrekt klassifizieren, onboarden und bezahlen. Außerdem erfahren Sie Tipps und Tricks, welche Teile des Prozesses Sie auslagern und vereinfachen können. Lassen Sie uns die einzelnen Schritte durchgehen.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten
Stellen Sie sicher, dass Sie japanische Beschäftigte korrekt klassifizieren, um kostspielige Geldstrafen und Sanktionen zu vermeiden. Mitarbeitende, die eine Vereinbarung als selbstständige Auftragnehmende (bekannt als gyomu itaku keiyaku) eingehen, haben keinen Anspruch auf die gleichen Schutzmaßnahmen und Sozialleistungen, etwa bezahlte Freizeit und Krankenversicherung, wie jene, die unter Anstellungsverträgen (koyo keiyaku) stehen. Deshalb kann die Fehlklassifizierung in Japan harte Strafen nach sich ziehen, einschließlich:
- Geldstrafen von bis zu 500.000 JPY und/oder Haftstrafen von bis zu sechs Monaten
- Nachzahlungen für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie Strafen und Zinsen
Nach japanischem Arbeitsrecht gibt es verschiedene Faktoren, die bestimmen können, ob es sich um Auftragnehmende oder Angestellte handelt, darunter:
Auftragnehmende
Angestellte
Hoher Grad an Kontrolle. Auftragnehmende entscheiden, wie, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen. Sie können Arbeitsaufträge annehmen oder ablehnen. Sie werden nicht stark beaufsichtigt.
Mehr Anweisungen vom Arbeitgeber. Angestellte unterliegen Anweisungen ihres Arbeitgebers, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen, wo sie arbeiten sollen, an welchen Tagen sie arbeiten müssen und weiteren Vorgaben.
Ausrüstung und Werkzeuge, die dem Auftragnehmenden gehören.
Ausrüstung und Werkzeuge, die typischerweise vom Unternehmen bereitgestellt werden.
Bezahlung für erbrachte Leistungen. Auftragnehmende werden in der Regel pro Projekt oder für die aufgewendete Zeit pro Projekt bezahlt. Sie erhalten nicht denselben Betrag wie Angestellte.
Erhalt eines festen Gehalts oder Lohns, unabhängig von der erbrachten Arbeitsleistung.
Keine Sozialleistungen. Auftragnehmende sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern verantwortlich.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf bestimmte Anstellungsleistungen und Schutzmaßnahmen, wie Abfindungen, bezahlte Urlaubstage, Rentensysteme, Krankenversicherung, bezahlte krankheitsbedingte Abwesenheit und Mutterschafts-/Elternzeit. Die Steuern der Angestellten werden vom Arbeitgeber einbehalten.
Keine disziplinarischen Maßnahmen. Auftragnehmende unterliegen nicht den Arbeitsplatzregeln und -richtlinien.
Disziplinarische Maßnahmen. Angestellte müssen die Arbeitsplatzrichtlinien und Verhaltensregeln befolgen.
Unabhängige Dienstleistungen. Auftragnehmende sind vertraglich nicht an ein einzelnes Unternehmen gebunden. Sie können ihre Dienstleistungen mehreren Organisationen anbieten.
Ausschließliche Dienstleistungen. Angestellte sind vertraglich gebunden und erbringen ihre Dienstleistungen nur für eine Organisation.
Vermeiden Sie kostspielige Fehlklassifizierungen mit unserer kostenlosen Online-Bewertung
Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden
Nachdem Sie Auftragnehmende korrekt klassifiziert haben, ist es an der Zeit herauszufinden, wie Sie diese am besten bezahlen. Mit dem Aufschwung globaler Belegschaften und der Fernarbeit gibt es mehr Möglichkeiten als je zuvor, internationale Zahlungen zu leisten, etwa folgende:
- Banküberweisungen. In diesem Fall eröffnen Sie ein japanisches Bankkonto und verwenden dieses, um Zahlungen auf die Konten japanischer Auftragnehmender vorzunehmen. Sie könnten auch Ihre Bank im Heimatland nutzen, um eine internationale Überweisung zu tätigen.
- Internationale Zahlungsanweisungen. Dies ist zwar eine bewährte Methode, aber Zahlungsanweisungen sind oft mit Gebühren und schlechten Wechselkursen verbunden. Außerdem dauert der Prozess lange, da Arbeitgeber die Zahlungsanweisung physisch erwerben und Auftragnehmende diese anschließend physisch einzahlen müssen.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Viele digitale Plattformen sind in Japan nicht verfügbar. Dazu gehören Venmo und CashApp, die nur in den Vereinigten Staaten funktionieren. Einige Arbeitgeber nutzen Plattformen wie Wise, um Geld über Grenzen hinweg zu transferieren. Allerdings können Wechselkurse schwanken, was die ausgehenden Beträge weniger vorhersehbar macht.
- Globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste. In den meisten Fällen werden Auftragnehmende nicht in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einbezogen, da sie nicht dem Steuerabzug ihres Arbeitgebers unterliegen. Stattdessen stellen sie ihre Leistungen in Rechnung. Die Zahlung erfolgt über die Kreditorenbuchhaltung, und Auftragnehmende kümmern sich selbst um ihre Steuerzahlungen.
Schritt #3: Nutzen Sie eine globale Lohnsoftware, um die Bezahlung für Auftragnehmende abzuwickeln
Obwohl es viele Bezahlmöglichkeiten für japanische Auftragnehmende gibt, ist die einfachste und schnellste Methode die Nutzung von einer globalen Gehaltsabrechnungssoftware.
Schritt #4: Steuern für Auftragnehmende verwalten
Arbeitgeber sind nicht dafür verantwortlich, Steuern von Auftragnehmenden abzuziehen. Auftragnehmende müssen ihre eigenen Einkommensteuern an die Nationale Steuerbehörde (NTA) zahlen. Es ist jedoch wichtig, genaue und vollständige Aufzeichnungen über erbrachte Leistungen und bezahlte Rechnungen für Auftragnehmende zu führen.
Wenn Ihr Unternehmen in den USA ansässig ist, sollten internationale Auftragnehmende das IRS-Formular W-8BEN ausfüllen. Dieses Formular bestätigt ihren Vertragsstatus gegenüber der US-Regierung.
Verwalten Sie Auftragnehmende weltweit mühelos
Ihr internationales Team zu vergrößern, ist mit Rippling ganz einfach. Bezahlen Sie Auftragnehmende in Japan und weltweit – alles in einem System.
FAQs zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Japan
Müssen Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmenden in Japan Steuern einbehalten?
Nein, ausländische Unternehmen müssen keine Lohnsteuern einbehalten. Auftragnehmende müssen alle ihre Steuern selbst zahlen und auch ihre eigenen Beiträge zur Sozialversicherung leisten.
Welche Informationen benötigen Sie für die Zahlungsabwicklung von Auftragnehmenden?
Zunächst einigen Sie sich auf die Zahlungsbedingungen, einschließlich des Stunden- oder Projektpreises, der Zahlungsfrequenz und der Zahlungsmethode. Fassen Sie diese Details in einem Vertragsdokument zusammen. Halten Sie den Namen, das Geburtsdatum, die Kontaktdaten und die Bankverbindung/Zahlungsinformation der Auftragnehmenden fest.
Gilt der japanische Mindestlohn auch für selbstständige Auftragnehmende in Japan?
Der Mindestlohn gilt nicht für sie. Auftragnehmende legen ihre eigenen Preise fest oder vereinbaren Tarife. Auch andere Arbeitsgesetze gelten für japanische Auftragnehmende möglicherweise nicht.
Erhalten japanische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein, sie haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen. Das Anbieten solcher Leistungen könnte das Risiko erhöhen, dass sie als falsch eingestufte Angestellte betrachtet werden
Lassen sich Auftragnehmende in Japan in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Es ist üblich, japanische Auftragnehmende in ihrer eigenen Währung, dem japanischen Yen, zu bezahlen. Sie können sie auch in Ihrer Währung bezahlen, allerdings sollte das schriftlich vereinbart und dokumentiert werden.
Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen die Bezahlung von Auftragnehmenden in verschiedenen Währungen, einschließlich japanischem Yen.
Können Sie Auftragnehmende in Japan manuell bezahlen?
Während Kleinunternehmer*innen häufig manuelle Bezahlungen vornehmen, um Kosten zu sparen, kann dies sehr zeitaufwendig sein. Die manuelle Verarbeitung der Gehaltsabrechnung wird immer komplexer, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie zunehmend mit Auftragnehmenden aus verschiedenen Ländern zusammenzuarbeiten.
Die manuelle Verarbeitung von Zahlungen birgt erhebliche Risiken für Sie und Ihr Unternehmen:
- Einhaltung von Vorschriften. Wenn Sie Daten manuell eingeben, besteht das Risiko menschlicher Fehler und Auslassungen.
- Datenschutz. Achten Sie auf Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen verwenden. Sensible Informationen von Auftragnehmenden können leicht verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrung von Auftragnehmenden Manuelle Zahlungen sind oft langsam und es mangelt an Transparenz bezüglich der Zahlungstermine, was für Auftragnehmende frustrierende sein kann.
Wie werden Auftragnehmende in Japan zu Angestellten?
Die Einstellung von selbstständigen Auftragnehmenden kann Flexibilität und finanzielle Vorteile bieten. Es kann jedoch auch gute Gründe geben, Auftragnehmende als Vollzeitangestellte zu beschäftigen. Dazu zählen unter anderem die Vermeidung einer Fehlklassifizierung, der Wunsch von Auftragnehmenden nach Leistungen und Mitarbeiterschutzmaßnahmen oder einfach das Bestreben, sie fest in Ihr Team zu integrieren. Die Umwandlung ist nicht so einfach wie das Erstellen eines neuen Arbeitsvertrags. Es gibt viele rechtliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen – einschließlich Lohnabzügen, der Einschreibung in Sozialleistungen, Sozialversicherungsbeiträgen und mehr.
Sie müssen zudem einen Rechtsträger in Japan besitzen oder einen Employer of Record (EOR) wie Rippling nutzen, um Vollzeitangestellte anheuern zu können. Auf dem Papier ist ein EOR der offizielle Arbeitgeber Ihrer Angestellten, sodass Sie diese einstellen und bezahlen können. EORs ziehen auch die Einkommenssteuer von den Gehaltsschecks der Angestellten ab und leisten Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung.
Die Gründung einer eigenen Niederlassung ist möglich, kann aber viele Monate dauern. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen haben nicht die Ressourcen für diesen großen Verwaltungsaufwand. Da Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen an EORs auslagern können, ist dies auf lange Sicht oft einfacher für Ihr Unternehmen, insbesondere wenn Sie Mitarbeitende in vielen verschiedenen Ländern beschäftigen.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften erbringen keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu bestimmt, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten oder darauf zu vertrauen. Sie sollten sich vor der Durchführung von einschlägigen Aktivitäten oder Transaktionen an Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater wenden.
