So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Japan [2024]

Schritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden

Nachdem Sie Auftragnehmende korrekt klassifiziert haben, ist es an der Zeit herauszufinden, wie Sie diese am besten bezahlen. Mit dem Aufschwung globaler Belegschaften und der Fernarbeit gibt es mehr Möglichkeiten als je zuvor, internationale Zahlungen zu leisten, etwa folgende:

• Banküberweisungen. In diesem Fall eröffnen Sie ein japanisches Bankkonto und verwenden dieses, um Zahlungen auf die Konten japanischer Auftragnehmender vorzunehmen. Sie könnten auch Ihre Bank im Heimatland nutzen, um eine internationale Überweisung zu tätigen.
• Internationale Zahlungsanweisungen. Dies ist zwar eine bewährte Methode, aber Zahlungsanweisungen sind oft mit Gebühren und schlechten Wechselkursen verbunden. Außerdem dauert der Prozess lange, da Arbeitgeber die Zahlungsanweisung physisch erwerben und Auftragnehmende diese anschließend physisch einzahlen müssen.
• Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Viele digitale Plattformen sind in Japan nicht verfügbar. Dazu gehören Venmo und CashApp, die nur in den Vereinigten Staaten funktionieren. Einige Arbeitgeber nutzen Plattformen wie Wise, um Geld über Grenzen hinweg zu transferieren. Allerdings können Wechselkurse schwanken, was die ausgehenden Beträge weniger vorhersehbar macht.
• Globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste. In den meisten Fällen werden Auftragnehmende nicht in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einbezogen, da sie nicht dem Steuerabzug ihres Arbeitgebers unterliegen. Stattdessen stellen sie ihre Leistungen in Rechnung. Die Zahlung erfolgt über die Kreditorenbuchhaltung, und Auftragnehmende kümmern sich selbst um ihre Steuerzahlungen.

Schritt #3: Nutzen Sie eine globale Lohnsoftware, um die Bezahlung für Auftragnehmende abzuwickeln

Obwohl es viele Bezahlmöglichkeiten für japanische Auftragnehmende gibt, ist die einfachste und schnellste Methode die Nutzung von einer globalen Gehaltsabrechnungssoftware.

Schritt #4: Steuern für Auftragnehmende verwalten

Arbeitgeber sind nicht dafür verantwortlich, Steuern von Auftragnehmenden abzuziehen. Auftragnehmende müssen ihre eigenen Einkommensteuern an die Nationale Steuerbehörde (NTA) zahlen. Es ist jedoch wichtig, genaue und vollständige Aufzeichnungen über erbrachte Leistungen und bezahlte Rechnungen für Auftragnehmende zu führen.

Wenn Ihr Unternehmen in den USA ansässig ist, sollten internationale Auftragnehmende das IRS-Formular W-8BEN ausfüllen. Dieses Formular bestätigt ihren Vertragsstatus gegenüber der US-Regierung.

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FAQs zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Japan

Müssen Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmenden in Japan Steuern einbehalten?

Nein, ausländische Unternehmen müssen keine Lohnsteuern einbehalten. Auftragnehmende müssen alle ihre Steuern selbst zahlen und auch ihre eigenen Beiträge zur Sozialversicherung leisten.

Welche Informationen benötigen Sie für die Zahlungsabwicklung von Auftragnehmenden?

Zunächst einigen Sie sich auf die Zahlungsbedingungen, einschließlich des Stunden- oder Projektpreises, der Zahlungsfrequenz und der Zahlungsmethode. Fassen Sie diese Details in einem Vertragsdokument zusammen. Halten Sie den Namen, das Geburtsdatum, die Kontaktdaten und die Bankverbindung/Zahlungsinformation der Auftragnehmenden fest.

Gilt der japanische Mindestlohn auch für selbstständige Auftragnehmende in Japan?

Der Mindestlohn gilt nicht für sie. Auftragnehmende legen ihre eigenen Preise fest oder vereinbaren Tarife. Auch andere Arbeitsgesetze gelten für japanische Auftragnehmende möglicherweise nicht.

Erhalten japanische Auftragnehmende Sozialleistungen?

Nein, sie haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen. Das Anbieten solcher Leistungen könnte das Risiko erhöhen, dass sie als falsch eingestufte Angestellte betrachtet werden 

Lassen sich Auftragnehmende in Japan in Ihrer Heimatwährung bezahlen?

Es ist üblich, japanische Auftragnehmende in ihrer eigenen Währung, dem japanischen Yen, zu bezahlen. Sie können sie auch in Ihrer Währung bezahlen, allerdings sollte das schriftlich vereinbart und dokumentiert werden.

Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen die Bezahlung von Auftragnehmenden in verschiedenen Währungen, einschließlich japanischem Yen.

Können Sie Auftragnehmende in Japan manuell bezahlen?

Während Kleinunternehmer*innen häufig manuelle Bezahlungen vornehmen, um Kosten zu sparen, kann dies sehr zeitaufwendig sein. Die manuelle Verarbeitung der Gehaltsabrechnung wird immer komplexer, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie zunehmend mit Auftragnehmenden aus verschiedenen Ländern zusammenzuarbeiten. 

Die manuelle Verarbeitung von Zahlungen birgt erhebliche Risiken für Sie und Ihr Unternehmen:

• Einhaltung von Vorschriften. Wenn Sie Daten manuell eingeben, besteht das Risiko menschlicher Fehler und Auslassungen.
• Datenschutz. Achten Sie auf Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen verwenden. Sensible Informationen von Auftragnehmenden können leicht verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
• Erfahrung von Auftragnehmenden Manuelle Zahlungen sind oft langsam und es mangelt an Transparenz bezüglich der Zahlungstermine, was für Auftragnehmende frustrierende sein kann.

Wie werden Auftragnehmende in Japan zu Angestellten?

Die Einstellung von selbstständigen Auftragnehmenden kann Flexibilität und finanzielle Vorteile bieten. Es kann jedoch auch gute Gründe geben, Auftragnehmende als Vollzeitangestellte zu beschäftigen. Dazu zählen unter anderem die Vermeidung einer Fehlklassifizierung, der Wunsch von Auftragnehmenden nach Leistungen und Mitarbeiterschutzmaßnahmen oder einfach das Bestreben, sie fest in Ihr Team zu integrieren. Die Umwandlung ist nicht so einfach wie das Erstellen eines neuen Arbeitsvertrags. Es gibt viele rechtliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen – einschließlich Lohnabzügen, der Einschreibung in Sozialleistungen, Sozialversicherungsbeiträgen und mehr.

Sie müssen zudem einen Rechtsträger in Japan besitzen oder einen Employer of Record (EOR) wie Rippling nutzen, um Vollzeitangestellte anheuern zu können. Auf dem Papier ist ein EOR der offizielle Arbeitgeber Ihrer Angestellten, sodass Sie diese einstellen und bezahlen können. EORs ziehen auch die Einkommenssteuer von den Gehaltsschecks der Angestellten ab und leisten Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung.

Die Gründung einer eigenen Niederlassung ist möglich, kann aber viele Monate dauern. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen haben nicht die Ressourcen für diesen großen Verwaltungsaufwand. Da Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen an EORs auslagern können, ist dies auf lange Sicht oft einfacher für Ihr Unternehmen, insbesondere wenn Sie Mitarbeitende in vielen verschiedenen Ländern beschäftigen.