So bezahlen Sie Auftragnehmende in Deutschland [2024]
Wenn Sie daran interessiert sind, selbstständige Auftragnehmende in Deutschland einzustellen, sollten Sie wissen, wie Sie diese unter Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts richtig bezahlen können.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten korrekt
Die deutsche Regierung nimmt die korrekte Klassifizierung von Beschäftigten sehr ernst. Die Folgen einer Fehlklassifizierung sind schwerwiegend und sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
Die falsche Klassifizierung von Angestellten und selbstständigen Auftragnehmenden in Deutschland kann zu schwerwiegenden Strafen führen, darunter:
- Bußgelder von bis zu 15.000 Euro pro Verstoß oder bis zu 10 Millionen Euro, wenn die Klassifizierung absichtlich vorgenommen wurde, um Steuern zu hinterziehen
- Einziehung von Gewinnen aus dem Einsatz von falsch klassifizierten Beschäftigten
- Rückzahlung aller nicht gezahlten Steuern und Sozialversicherungsbeiträge für bis zu 30 Jahre, zuzüglich Strafzinsen
Bei einer Falschklassifizierung stehen Ihrem selbstständigen Auftragnehmenden, sobald dieser korrekt als angestellt klassifiziert wurde, alle Rechte und Sozialleistungen zu, die Vollzeit- und Teilzeitangestellten in Deutschland gewährt werden. Und wie Sie in der obigen Liste sehen können, können die Kosten einer falschen Klassifizierung enorm hoch sein.
Wie stellen Sie also sicher, dass selbstständige Auftragnehmende korrekt klassifiziert werden? Nach deutschem Recht sind die Hauptkriterien zur Bestimmung folgende:
- Die Arbeitskraft ist Teil der Organisation des Unternehmens. Dinge, die darauf hindeuten, dass Beschäftigte Teil der Organisation sind (und daher eher Angestellte als Auftragnehmende sein könnten), sind unter anderem eine Firmen-E-Mail-Adresse, die Nutzung von Unternehmenswerkzeugen und -ausrüstungen anstelle der eigenen, feste Arbeitszeiten und ein festes Büro.
- Die Arbeitskraft unterliegt der Aufsicht und Kontrolle des Unternehmens. Zu den Warnhinweisen, die auf eine Festanstellung hindeuten, gehören die Ausführung von Aufgaben, die üblicherweise Angestellte übernehmen oder der Bezug von betrieblichen Sozialleistungen. Auch die Zahlung eines festen Gehalts, eine fehlende Flexibilität bei der Wahl von Zeit, Ort und Art der Arbeitsausführung sowie die fehlende Möglichkeit, die Arbeit an Subunternehmer*innen zu vergeben, deuten auf ein Angestelltenverhältnis hin. Eine exklusive Arbeitsvereinbarung mit einem einzigen Arbeitgeber ist ebenfalls typisch für Festangestellte.
Dieser Leitfaden erläutert Schritt für Schritt, wie Sie Auftragnehmende korrekt klassifizieren, ihre Rechnungen bezahlen und dabei das deutsche Arbeitsrecht einhalten.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Finden Sie die beste Methode, um Auftragnehmende in Deutschland zu bezahlen
Sie haben Ihren Beschäftigten korrekt als selbstständige Auftragnehmende klassifiziert? Im nächsten Schritt sollten Sie festlegen, wie Sie diese bezahlen werden. Aufgrund der zunehmenden Beliebtheit von Remote-Arbeit haben Arbeitgeber jetzt mehr Bezahlmöglichkeiten denn je.
Hier sind einige Optionen, die Sie für die Bezahlung von Auftragnehmenden in Betracht ziehen können:
- Banküberweisungen. Sie können ein deutsches Bankkonto eröffnen und Zahlungen direkt auf die Konten Ihrer deutschen Auftragnehmenden überweisen.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Digitale Geldbörsen sind aus vielen Gründen großartig und es sollte keine Komplikationen bei der Verwendung geben – solange Sie Zahlungen in der gleichen Währung leisten, in der Auftragnehmende sie erhalten möchten.
- Lohnabrechnungsdienste. Normalerweise werden Auftragnehmende nicht in die Lohnabrechnung einbezogen, da sie nicht den gleichen Abzügen wie Angestellte unterliegen. Stattdessen stellen sie für ihre Dienstleistungen Rechnungen aus, die bei vielen Unternehmen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware, um Zahlungen für deutsche Auftragnehmende abzuwickeln
Wie Sie in Schritt Nr. 2 gesehen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, um Auftragnehmende in Deutschland zu bezahlen. Doch der schnellste und einfachste Weg ist die Bezahlung über eine globale Gehaltsabrechnungssoftware.
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Schritt #4: Führen Sie genaue Aufzeichnungen für rechtliche Zwecke
Gute Nachrichten: Die deutsche Regierung verlangt nicht, dass Sie komplizierte Steuerunterlagen für selbstständige Auftragnehmende einreichen. Diese sind selbst dafür verantwortlich, Steuerzahlungen zu erledigen.
Allerdings müssen Sie genaue Aufzeichnungen über die Informationen der Auftragnehmenden und den Vertrag mit ihnen führen, damit Sie bei Bedarf eine korrekte Klassifizierung nachweisen können.
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FAQs zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Deutschland
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende in Deutschland bezahlen?
Nein. Selbstständige sind dafür verantwortlich, die entsprechenden Steuern abzuziehen und an die richtigen Behörden zu zahlen.
Gilt der deutsche Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in Deutschland?
Nein, das Mindestlohnrecht gilt nicht für selbstständige Auftragnehmende in Deutschland.
Erhalten deutsche Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein. Deutschland hat strenge Arbeitnehmerschutzbestimmungen für Angestellte, doch selbstständige Auftragnehmende haben keinen Anspruch auf die Rechte und Sozialleistungen, die Arbeitskräften zustehen, die als Voll- oder Teilzeitbeschäftigte klassifiziert sind.
Können Sie Auftragnehmende in Deutschland manuell bezahlen?
Ja. Es ist üblich, dass Kleinunternehmer*innen die Bezahlungen manuell abwickeln, um Kosten zu sparen. Dies kann jedoch zeitaufwendig sein, besonders wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mit mehreren Auftragnehmenden in Deutschland oder grenzüberschreitend zusammenarbeiten.
Es ist zudem wichtig zu beachten, dass die manuelle Verarbeitung von Zahlungen mit einigen Risiken verbunden ist:
- Einhaltung von Vorschriften. Die manuelle Durchführung der Gehaltsabrechnung birgt das Risiko von menschlichen Fehlern und Versäumnissen. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen mit Rippling, das automatisch die Einhaltung von allen geltenden lokalen Gesetzen durchsetzt – unabhängig davon, wo Auftragnehmende leben.
- Datenschutz. Die manuelle Lohnabrechnung birgt auch Datenschutzrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papierunterlagen verwenden. Sensible Informationen können verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrung von Auftragnehmenden. Manuelle Zahlungen sind in der Regel langsam und bieten keine transparente Übersicht über die Zahlungsfristen und wofür Auftragnehmende genau bezahlt werden. Dies kann frustrierend sein, da Auftragnehmende ihr Einkommen planen und nachvollziehen möchten.
Wie werden Auftragnehmende in Deutschland zu Angestellten?
Während die Einstellung von selbstständigen Auftragnehmenden Flexibilität und finanzielle Vorteile mit sich bringen kann, benötigen Sie manchmal dennoch Vollzeitangestellte. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Die deutsche Bürokratie und das Arbeitsrecht sind äußerst komplex. Wenn Sie Angestellte einstellen, sind Sie etwa dazu verpflichtet, Sozialversicherungen von Gehältern abzuziehen. Außerdem müssen Sie Sozialleistungen zur Verfügung stellen.
Ein Employer of Record (EOR) wie Rippling hilft Ihnen bei der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung deutscher Angestellter, falls Sie sich dafür entscheiden, keine eigene Niederlassung in Deutschland zu gründen.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten oder als Grundlage dafür zu dienen. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie an einer damit verbundenen Tätigkeit oder Transaktion teilnehmen.
