So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in der Ukraine [2024]
Heute sind global agierende Teams auf dem Vormarsch. Unternehmen suchen weltweit nach talentierten Freiberufler*innen und konzentrieren sich verstärkt auf Europa – insbesondere auf die Ukraine. Schätzungen zufolge arbeiten mehr als eine halbe Million Menschen in der Ukraine in der Gig-Economy, vornehmlich in großen Städten wie Kiew.
Bevor Sie jedoch mit dem Einstellen von Auftragnehmenden in der Ukraine beginnen, benötigen Sie ein grundlegendes Verständnis der Arbeitsgesetze des Landes – Sie sollten wissen, wie Sie Arbeitnehmende korrekt klassifizieren, welche Rechte diese haben und wie Sie sie rechtskonform bezahlen können. Beachten Sie, dass einige Zahlungsmethoden für ukrainische Auftragnehmende aufgrund des anhaltenden Krieges mit Russland betroffen sind.
Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden führt Sie durch die Grundlagen der Anstellung und Bezahlung internationaler Auftragnehmender in der Ukraine, damit Sie die Einhaltung der lokalen Gesetze sicherstellen und von Anfang an auf der (rechts-)sicheren Seite starten können.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten in der Ukraine
Das Wichtigste, was Sie wissen müssen, bevor Sie Auftragnehmende in der Ukraine anstellen, ist, wie Sie diese korrekt klassifizieren. Wie viele andere Länder weltweit unterscheidet auch die Ukraine zwischen Angestellten und selbstständigen Auftragnehmenden (oder selbstständigen Beschäftigten, die sowohl Einzelpersonen als auch Rechtsträger sein können).
In der Ukraine wird eine Fehlklassifizierung sehr ernst genommen. Arbeitgeber behalten Steuern ein und leisten Sozialversicherungsbeiträge für ihre Angestellten. Sie gewähren ihnen auch die vorgeschriebenen Sozialleistungen, einschließlich Mindestlohn, krankheitsbedingter Abwesenheit, Abfindungszahlungen bei Kündigung und mehr. Arbeitgeber, die ihre Angestellten falsch klassifizieren, könnten zu folgenden Zahlungen verpflichtet werden:
- Steuernachzahlungen
- Rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge
- Rückständige Löhne und Sozialleistungen, die ihren fehlerhaft eingestuften Arbeitskräften geschuldet werden
- Verspätungsgebühren und zusätzliche Strafen
In der Ukraine haben Angestellte geschützte Rechte gemäß dem Arbeitsgesetzbuch, während Arbeitsbeziehungen zu Auftragnehmenden durch das Zivilrecht geregelt sind. Bei einer Klassifizierungsprüfung betrachten die Steuerbehörden viele verschiedene Aspekte der Beziehung zwischen den Arbeitskräften und dem Arbeitgeber. Nachfolgend sind einige der Faktoren aufgeführt, die sie analysieren:
Auftragnehmende
Angestellte
Hohes Maß an Eigenkontrolle. Auftragnehmende haben mehr Freiheit, wann, wo und wie sie ihre Arbeit erledigen. Sie sollten ihre Arbeit nicht unter der direkten Aufsicht des Arbeitgebers ausführen.
Mehr Anweisungen vom Arbeitgeber. Angestellte werden enger von ihren Arbeitgebern beaufsichtigt und geführt. Ihnen kann vorgeschrieben werden, bestimmte Arbeitszeiten einzuhalten, Wochenenden und Urlaube zu nehmen oder von den Büroräumen des Unternehmens aus zu arbeiten.
Zeitlich begrenztes Engagement.
Unbefristetes Engagement.
Weniger integriert. Auftragnehmende sind selbstständig und bleiben rechtlich von ihren Auftraggebern getrennt. Ihre Arbeit sollte nicht auf eine spezifische Rolle innerhalb des Unternehmens ausgerichtet sein und sie sollten keinen Titel haben.
Stark integriert. Angestellte sind stärker mit ihren Arbeitgebern verbunden und sollten einen Titel und eine Funktion im Unternehmen haben. Sie können Dinge wie eine Firmen-E-Mail-Adresse, vom Unternehmen bereitgestellte Ausrüstung und Rückerstattung von Geschäftsreisekosten erhalten.
Kein Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmende müssen ihre eigenen Sozialleistungen selbst beschaffen, wenn sie diese wünschen.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte erhalten garantierte Sozialleistungen wie krankheitsbedingte Abwesenheit, Mutterschaftsurlaub, Elternzeit usw.
Nicht exklusiv. Auftragnehmende dürfen vertraglich nicht an nur ein Unternehmen gebunden sein. Wenn ein einzelner Kunde den Großteil ihres Einkommens ausmacht, ist dies ein Warnzeichen für eine Fehlklassifizierung.
Exklusiv. Angestellte können dazu verpflichtet werden, nur für einen Arbeitgeber zu arbeiten.
Haftungsrisiko. Auftragnehmende tragen in der Regel eine höhere Haftung für die von ihnen erbrachte Arbeit.
Kein Haftungsrisiko. Angestellte sind im Allgemeinen vor Haftungen für arbeitsbedingte Probleme geschützt.
Bezahlung für Arbeitsergebnisse. Auftragnehmende werden bezahlt, sobald die Arbeit abgeschlossen ist und sie eine Rechnung dafür stellen.
Regelmäßige Bezahlung. Angestellte werden regelmäßig wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich bezahlt – unabhängig davon, ob sie Ergebnisse liefern oder nicht.
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KOSTENLOSES Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die optimale Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden in der Ukraine
Da Remote-Arbeit immer häufiger wird, gibt es zunehmend Geldtransferdienste und andere Möglichkeiten zur internationalen Bezahlung.
Während Sie mehrere Möglichkeiten für die Bezahlung von Auftragnehmenden in der Ukraine haben, beachten Sie, dass der Einmarsch Russlands in das Land leider einige dieser Optionen beeinträchtigt hat. Beispielsweise haben die USA geografische Sanktionen gegen alle Teile der Ukraine verhängt, die von russischen Streitkräften besetzt sind. Banken und Geldtransferunternehmen mit Sitz in den USA können daher kein Geld an Auftragnehmende in diesen Gebieten senden. Dies ist eine veränderliche Situation, die sich in der Zukunft weiterentwickeln kann und auch davon abhängt, wo Ihr Unternehmen ansässig ist. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Optionen für die Bezahlung in der Ukraine prüfen.
Hier sind einige Optionen:
- Banküberweisungen. Mit einem ukrainischen Bankkonto können Sie Gelder direkt auf die Konten von Auftragnehmenden einzahlen. Alternativ nutzen Sie Ihr lokales Bankkonto, um eine internationale Überweisung über das SWIFT-Netzwerk zu senden. Beachten Sie jedoch, dass bei internationalen Banküberweisungen Gebühren sowohl für den Absender als auch für den Empfänger anfallen können.
- Internationale Zahlungsanweisungen. Diese Zahlungsmethode gibt es schon seit Langem, daher sind viele Menschen damit vertraut (und Anbieter wie Western Union sind nahezu überall auf der Welt vertreten). Allerdings können Zahlungsanweisungen langsam sein, und sie unterliegen Wechselkursen, die unvorhersehbar sein können.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. In letzter Zeit erfreuen sich Online-Zahlungsplattformen großer Beliebtheit. Viele ukrainische Auftragnehmende nutzen bereits Plattformen wie Wise oder Xoom. Diese Plattformen können jedoch auch von schlechten Wechselkursen betroffen sein.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste. Auftragnehmende sind normalerweise nicht in der Gehaltsabrechnung enthalten, da sie nicht denselben Steuern und Abzügen wie Angestellte unterliegen. Doch wenn Sie einen globalen Gehaltsabrechnungsanbieter wie Rippling verwenden, können Sie den Prozess der Bezahlung weltweit vereinfachen.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware, um Zahlungen an ukrainische Auftragnehmende zu bearbeiten
Wie oben beschrieben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Auftragnehmende in der Ukraine zu bezahlen. Aber die einfachste Methode, um internationale Auftragnehmende zu bezahlen, ist die Nutzung einer globalen Gehaltsabrechnungssoftware.
Rippling macht das Bezahlen von ukrainischen Auftragnehmenden sehr einfach.
Schritt #4: Stellen Sie sicher, dass ukrainische Auftragnehmende über die richtigen Steuerinformationen verfügen
In der Ukraine unterliegen selbstständige Auftragnehmende (auch Freiberufler*innen, Einzelunternehmer*innen oder Privatunternehmer*innen genannt) dem Zivilrecht. Das bedeutet, dass sie einzelne Aufgaben für ihren Auftraggeber ausführen, dabei ihre eigenen Werkzeuge nutzen und ihre Arbeitszeiten selbst festlegen. Sie übernehmen auch alle Risiken im Zusammenhang mit der projektbezogenen Arbeit. Um legal mit Auftragnehmenden zusammenzuarbeiten, muss eine schriftliche Zivilrechtsvereinbarung vorliegen.
Anders als bei Angestellten ist der Arbeitgeber bei Auftragnehmenden nicht dafür verantwortlich, Steuern einzubehalten. Stattdessen sind die Auftragnehmenden dafür verantwortlich, ihre eigene Einkommensteuer auf der Grundlage eines Steuersatzes von 18 % und eines Militärsteuersatzes von 1,5 % selbst zu berechnen und abzuführen.
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Häufig gestellte Fragen zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung für Auftragnehmende in der Ukraine
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende in der Ukraine bezahlen?
Nein. Ukrainische Auftragnehmende sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern verantwortlich.
Gilt der ukrainische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in der Ukraine?
Nein, der Mindestlohn gilt nicht für sie.
Erhalten ukrainische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Während Angestellte in der Ukraine durch das Arbeitsgesetz geschützt sind und bestimmte Sozialleistungen garantiert bekommen, gilt dies nicht für Auftragnehmende. Sie unterliegen dem Zivilgesetzbuch und haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Sozialleistungen.
Lassen sich Auftragnehmende in der Ukraine in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Sie sollten anstreben, internationale Auftragnehmende in ihrer lokalen Währung zu bezahlen. Für ukrainische Auftragnehmende wäre das die ukrainische Hrywnja oder UAH. Doch einige Auftragnehmende bevorzugen auch andere Währungen (wie USD). Stellen Sie sicher, dass Sie deren schriftliche Zustimmung einholen, bevor Sie sie in einer anderen Währung bezahlen.
Können Sie Auftragnehmende in der Ukraine manuell bezahlen?
Ja, doch das kann zeitaufwendig sein und Ihr Unternehmen verschiedenen Risiken aussetzen:
- Einhaltung von Vorschriften. Manuelle Bezahlungen sind anfällig für menschliche Fehler, Versäumnisse und andere Compliance-Fehler. Diese können Sie vermeiden, indem Sie Bezahlungen mit einer globalen Gehaltsabrechnungslösung wie Rippling automatisieren.
- Datenschutz. Manuelle Bezahlungen umfassen oft Papieraufzeichnungen, Tabellenkalkulationen und andere veraltete Methoden der Aufbewahrung. Diese setzen Auftragnehmende (und auch Ihr Unternehmen) dem Risiko aus, dass ihre persönlichen Daten verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrung von Auftragnehmenden. Manuelle Bezahlungen können langsam sein und häufig mangelt es an der notwendigen Transparenz, da die Bezahlungszeiträume unklar sind und Auftragnehmende nicht genau wissen, wofür sie bezahlt werden. Dies führt zu einer frustrierenden Erfahrung für sie.
Wenn Unternehmen wachsen, werden manuelle Bezahlungen zu arbeits- und ressourcenintensiv, um die Kosteneinsparungen für die meisten Firmen zu rechtfertigen. Bereiten Sie sich auf ein zukünftiges Wachstum vor, indem Sie heute in eine globale Gehaltsabrechnungslösung investieren.
Wie werden Auftragnehmende in der Ukraine zu Angestellten?
Obwohl es viele Vorteile hat, Auftragnehmende einzustellen (Einsparungen bei der Lohnsteuer, mehr Flexibilität usw.), benötigen Sie manchmal dennoch Vollzeitangestellte. Wenn Sie Auftragnehmende übernehmen möchten, benötigen Sie einen eigenen Rechtsträger vor Ort. Sie können entweder eine Niederlassung gründen oder einen Employer of Record (EOR) Service nutzen.
Zusätzlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen einhalten, einschließlich der Ausarbeitung eines Anstellungsvertrags, der Bereitstellung der richtigen Sozialleistungen und der Zahlung von Abfindungen.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu bestimmt, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu geben oder darauf als solche vertraut zu werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie sich an relevanten Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.
