Die Einstellung von Auftragnehmenden in der Schweiz ist eine verlockende Idee – das Land bietet eine wachsende Zahl an hochqualifizierten Freelancer*innen. Doch es gibt eine lange Liste von Schweizer Steuer- und Arbeitsgesetzen, die globale Unternehmen kennen müssen, sowie Klassifizierungsoptionen und regulatorische Anforderungen, die zu beachten sind. Wie können Sie also sicherstellen, dass Auftragnehmende pünktlich und ohne rechtliche Probleme bezahlt werden?
Dieser Leitfaden macht Sie mit den wichtigsten Aspekten rund um die Einstellung und Bezahlung von Auftragnehmenden in der Schweiz vertraut. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie Ihre Schweizer Arbeitskräfte korrekt klassifizieren und die lokalen Gesetze einhalten.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten in der Schweiz
Eine Scheinselbstständigkeit oder Fehlklassifikation kann auftreten, wenn Arbeitgeber die Regeln für die Anstellung und Bezahlung von Auftragnehmenden nicht vollständig verstehen. Deshalb ist es entscheidend, Ihre Verantwortlichkeiten vor dem Beginn der Expansion Ihrer Beschäftigten in der Schweiz zu kennen.
Sollte es zu einer Fehleinstufung kommen, kann dies erhebliche Konsequenzen für Sie haben. Die Schweizer Behörden könnten Untersuchungen zu Ihren Praktiken einleiten. Wenn eine absichtliche Fehleinstufung nachgewiesen wird, könnten Sie gezwungen werden, alle Sozialleistungen zu gewähren, die Mitarbeitende berechtigterweise erhalten sollten.
Die Folgen erstrecken sich auf mögliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung. Verstöße im Zusammenhang mit Mindestlohn und Arbeitsbedingungen können zu erheblichen Verwaltungsgeldbußen für ausländische Arbeitgeber führen, die bis zu 30.000 CHF betragen können. In schwerwiegenden Fällen droht der Ausschluss vom Schweizer Markt.
Im Allgemeinen ist die Hauptursache für Fehlklassifizierungen eine fehlerhafte Unterordnung, d.h., wenn Mitarbeitende als Angestellte behandelt werden, obwohl sie eigentlich Auftragnehmende sind – und umgekehrt. Landet der Fall vor Gericht, prüfen die Beamten den Vertrag und die Umstände der Beziehung. Folgende Aspekte sind dabei relevant:
Payroll Aggregators
Rippling
Hoher Grad an Kontrolle.
Den Auftragnehmenden wird im Allgemeinen mehr Freiheit bei der Entscheidung eingeräumt, wie und wann sie ihre Arbeit erledigen.
Mehr Anweisungen vom Arbeitgeber. Angestellte unterliegen in der Regel einer stärkeren Überwachung und Anleitung durch ihren Arbeitgeber, der Anweisungen zur Ausführung der Arbeit gibt und spezielle Arbeitszeiten festlegen kann.
Auftragnehmende nutzen ihre eigenen Geräte und Ausrüstung.
Der Arbeitgeber stellt Werkzeuge und Ausrüstung bereit.
Weniger integriert. Auftragnehmende sind in der Regel selbstständig, arbeiten oft aus der Ferne und nutzen ihre eigene Ausrüstung.
Mehr integriert. Angestellte sind in der Regel stärker in die Organisation integriert. Sie arbeiten eher in den Büros oder der Zentrale ihres Unternehmens.
Kein Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmende haben keinen Anspruch auf die gleichen Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen wie Angestellte. Sie zahlen auch ihre eigenen Steuern.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf Sozialleistungen von ihrem Arbeitgeber, wie Mindestlohn, Überstundenvergütung und bezahlten Urlaub. Sie können auch Krankenversicherung, Renten und krankheitsbedingte Abwesenheit erhalten.
Zeitlich begrenztes Engagement. Auftragnehmende werden in der Regel für einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Aufgabe engagiert.
Unbefristeter Vertrag. Angestellte werden in der Regel für eine unbefristete Zeit eingestellt.
Haftungsrisiko. Angestellte übernehmen häufig die Verantwortung für ihre Arbeit (und alle damit verbundenen Probleme).
Geschützt vor Risiken. Angestellte sind in der Regel vor haftungsbezogenen Arbeitsbelangen geschützt.
Weitervergabe von Aufträgen.Auftragnehmende können Arbeiten frei an eine andere Person oder ein anderes Unternehmen delegieren.
Keine Auftragsweitergabe. Angestellte müssen ihre Aufgaben selbst erledigen. Sie dürfen ohne Zustimmung ihrer Vorgesetzten keine Verantwortung an andere delegieren.
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KOSTENLOSES Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Art, wie Sie Auftragnehmende in der Schweiz bezahlen
Mit dem Anstieg der globalen Beschäftigungsmöglichkeiten haben sich auch die Methoden zur Vergütung von Arbeitskräften über internationale Grenzen hinweg erweitert. Folglich stehen jetzt verschiedene Optionen zur Verfügung, um Zahlungen an Auftragnehmende zu erleichtern.
- Banküberweisungen: Die Eröffnung eines Schweizer Bankkontos ermöglicht es Ihnen, Zahlungen nahtlos auf die Konten von Auftragnehmenden zu überweisen. Alternativ können Sie internationale Überweisungen von Ihrem inländischen Bankkonto aus einleiten. Bedenken Sie, dass Banküberweisungen häufig erhebliche Gebühren für sowohl den Absender als auch den Empfänger mit sich bringen.
- Internationale Zahlungsanweisungen: Internationale Zahlungsanweisungen haben eine lange Tradition und sind den meisten Menschen vertraut. Allerdings haben sie einen Nachteil – sie können äußerst langsam sein. Sie müssen die Zahlungsanweisung physisch kaufen, und Auftragnehmende müssen sie bei Erhalt manuell einzahlen. Zudem können Zahlungsanweisungen aufgrund der damit verbundenen Gebühren und schwankenden Wechselkurse teuer sein.
- Digitale Geldbörsen und Zahlungsplattformen: Die Beliebtheit von digitalen Zahlungsplattformen für die Bezahlung von Auftragnehmenden nimmt zu. Allerdings sind nicht alle Plattformen weltweit verfügbar (Venmo und Cash App funktionieren etwa nicht in der Schweiz). Ferner werden viele dieser Plattformen durch tägliche Wechselkursschwankungen beeinflusst, was die Kostenvorhersage erschweren kann.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste: Obwohl Auftragnehmende aufgrund unterschiedlicher Steuer- und Abzugsregelungen normalerweise nicht in den Bereich der Gehaltsabrechnung fallen, bieten bestimmte Gehaltsabrechnungsdienste wie Rippling den Komfort, Auftragnehmemde weltweit automatisch zu bezahlen.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware, um Zahlungen für Schweizer Auftragnehmende zu bearbeiten
Von den zahlreichen Möglichkeiten zur Bezahlung von Schweizer Auftragnehmenden ist die Nutzung einer globalen Gehaltsabrechnungs-Software der effizienteste und unkomplizierteste Ansatz. Mit Rippling können Sie Ihre Auftragnehmer weltweit nahtlos über eine einzige Plattform bezahlen.
Schritt #4: Stellen Sie sicher, dass Schweizer Auftragnehmende die richtigen Steuerinformationen haben
In der Schweiz kümmern sich die kantonalen Steuerverwaltungen um alle steuerlichen Angelegenheiten. Die Schweiz hat 26 Kantone (jeder mit seiner eigenen Verwaltung), die für die Erhebung der Steuern im Auftrag des Bundes verantwortlich sind.
Als Arbeitgeber sind Sie nicht verpflichtet, für Auftragnehmende in der Schweiz Lohn- oder Einkommenssteuer einzubehalten oder zu verwalten. Sie sind selbst dafür verantwortlich, sich anzumelden, die entsprechenden Formulare einzureichen, ihre Steuererklärungen abzugeben und die jährlichen Steuerzahlungstermine einzuhalten. Sie können jedoch Hinweise zur Einbeziehung ihrer Gemeinde für die online Steuererklärung geben.
Schweizer Freiberufler*innen, die mehr als 100.000 CHF verdienen, unterliegen der Mehrwertsteuer (MWST), mit Ausnahmen für Branchen wie Versicherung, Gesundheitswesen oder Landwirtschaft. Sie müssen:
- Benachrichtigen Sie die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).
- Registrieren Sie sich für die Mehrwertsteuer. (MwSt.) an.
- Überprüfen Sie die Haftungsbedingungen auf der ESTV-Website.
Selbstständige Auftragnehmende müssen zudem ihre Einnahmen als Einkommen deklarieren und in ihr gesamtes zu versteuerndes Einkommen einbeziehen. Ihre Steuererklärung sollte auf ihren geschäftlichen und privaten Finanzunterlagen basieren – außerdem können sie ihre Geschäftsausgaben gegen ihre Einnahmen verrechnen.
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Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung für Auftragnehmende in der Schweiz
Müssen Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmenden Steuern einbehalten?
Nein, ausländische Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet. Es liegt in der Verantwortung der Auftragnehmenden, ihre eigenen Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge zu regeln.
Gilt der Schweizer Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in der Schweiz?
Nein, die Schweizer Mindestlohnvorschriften gelten nicht für sie.
Erhalten Schweizer Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein. Selbstständige in der Schweiz fallen nicht unter den Schutz des schweizerischen Arbeitsrechts und erhalten keine Sozialleistungen.
Können Sie Auftragnehmende in der Schweiz in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Die Wahl der lokalen Währung (Schweizer Franken oder CHF für in der Schweiz ansässige Auftragnehmende) ist ratsam, wenn Sie Auftragnehmende in der Schweiz bezahlen. Dennoch könnten einige alternative Währungen wie USD für die Bezahlung bevorzugen. In diesen Fällen müssen Sie in Ihrem Vertrag festhalten, dass Sie sie in einer anderen Währung bezahlen werden.
Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen Zahlungen entweder in Schweizer Franken oder in Ihrer Währung.
Können Sie Auftragnehmende in der Schweiz manuell bezahlen?
Das manuelle Bezahlen wird von Kleinunternehmern oft durchgeführt, um Kosten zu sparen. Aber dies kann zeitaufwendig werden, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mit mehreren ausländischen Auftragnehmenden zusammenarbeiten.
Zusätzlich bringt das manuelle Verwalten von Zahlungen einige Nachteile mit sich:
- Einhaltung von Vorschriften: Bei der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht das Risiko menschlicher Fehler und Versäumnisse.
- Datenschutz: Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Aufzeichnungen auf Papier setzt sensible Daten von Auftragnehmenden Sicherheitsrisiken wie Verlust, Diebstahl oder Missbrauch aus.
- Erfahrung von Auftragnehmenden. Die manuelle Bezahlung kann langsam und verwirrend sein. Auftragnehmende wissen häufig nicht, wann oder wofür sie genau bezahlt werden, was zu einer frustrierenden Erfahrung führen kann, wenn sie ihr Einkommen nachvollziehen möchten.
Wie werden Auftragnehmende in der Schweiz zu Angestellten?
In der Schweiz schreibt das Arbeitsrecht Lohnabzüge, Sozialleistungen und andere Überlegungen für Vollzeitangestellte vor, die möglicherweise nicht für Auftragnehmende gelten. Darüber hinaus erfordert die Beschäftigung von Mitarbeitenden die Einrichtung eines Rechtsträgers oder die Nutzung eines Employer of Record (EOR)-Dienstes.
Hier sind die Schritte, um Auftragnehmende in der Schweiz in Angestellte umzuwandeln:
- Erstellen Sie einen neuen Anstellungsvertrag, der den gesetzlichen Standards entspricht und die Anstellungsbedingungen festlegt.
- Sorgen Sie für die Einhaltung relevanter Gesetze, indem Sie entweder eine rechtliche Einheit im Land gründen oder einen EOR (Employer of Record) nutzen.
- Erfassen Sie die wesentlichen Mitarbeiterdokumente, einschließlich deren Ausweis, Steuerformulare und Bankverbindungsdetails. Nicht-schweizerische Einwohner*innen (etwa EU- und EFTA-Bürger*innen) benötigen eine gültige Arbeitserlaubnis, die ihre Arbeitsberechtigung in der Schweiz nachweist.
- Melden Sie Angestellte bei den örtlichen Behörden an, um die Anforderungen des Arbeitsrechts zu erfüllen.
- Bieten Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen für Angestellte an und stellen Sie sicher, dass diese klar im Anstellungsverhältnisvertrag aufgeführt sind.
Rippling und die damit verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten oder als solche verwendet zu werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie sich an verwandten Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.
