So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende im Vereinigten Königreich (UK) [2024]

Das Vereinigte Königreich ist voller lebendiger und bevölkerungsreicher Städte wie London, Edinburgh und Cardiff, die über gebildete und talentierte englischsprachige Beschäftigte verfügen. All diese Faktoren machen die Einstellung von selbstständigen Auftragnehmenden im Vereinigten Königreich zu einer beliebten Wahl bei Unternehmen auf der ganzen Welt. Aber wie bezahlen Sie Freelancer*innen richtig, um den britischen Arbeitsgesetzen zu entsprechen?

In diesem Leitfaden erläutern wir die Schritte, um Auftragnehmende korrekt einzuordnen, sie in die Gehaltsabrechnung aufzunehmen und ihre Rechnungen zu begleichen, während Sie die britischen Arbeitsgesetze einhalten.

Schritt #1: Klassifizieren Sie Beschäftigte richtig

Das britische Arbeitsrecht schützt Auftragnehmende zwar nicht auf die gleiche Weise wie Vollzeitbeschäftigte, ist aber in Bezug auf die Einstufung recht eindeutig: Die falsche Klassifizierung von Angestellten und selbstständigen Auftragnehmenden ist ein schwerwiegender Verstoß, der Sie Steuernachzahlungen und andere Geldstrafen von His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) kosten wird. 

Je nach Fall kann die HMRC unter anderem folgende Sanktionen verhängen:

• Zahlung von nachträglichen Steuern, zuzüglich Strafen und Zinsen
• Nachzahlung von rückwirkenden Sozialversicherungs- und Rentenbeiträgen, zuzüglich Strafen und Zinsen
• Zusätzliche finanzielle Strafen
• Strafrechtliche Anklagen, falls das Unternehmen Beschäftigte wissentlich falsch klassifiziert, um Steuerzahlungen zu umgehen
• Reputationsschäden

Um Arbeitgebern zu helfen, die Strafen aufgrund der falschen Klassifizierung zu vermeiden, hat die HMRC es äußerst einfach gemacht, den Beschäftigungsstatus einer Person zu überprüfen. Alles, was Sie unternehmen müssen, ist, online die Gov.uk-Website aufzurufen und das Tool „Check Employment Status for Tax“ (CEST) zu nutzen. Wenn Sie Probleme haben oder das CEST-Tool keine Ergebnisse liefert, können Sie sich an die HMRC wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Trotz der Verfügbarkeit dieser Tools ist es dennoch ratsam, sich zumindest etwas mit der Inland Revenue 35 (häufig als IR35 bezeichnet) Gesetzgebung vertraut zu machen, die sicherstellt, dass Auftragnehmende ihre Steuern nicht umgehen. Wenn Personen unter die IR35-Gesetzgebung fallen, werden sie als Angestellte klassifiziert. Liegen sie außerhalb der IR35-Gesetzgebung, handelt es sich um selbstständige Auftragnehmende.

Beschäftigte sollten im Vereinigten Königreich als selbstständige Auftragnehmende klassifiziert werden, wenn folgende Aspekte zutreffen:

• Sie können ihre eigenen Zeitpläne kontrollieren und selbst bestimmen, wie sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben erfüllen.
• Sie werden nicht direkt von einem bestimmten Vorgesetzen im Unternehmen beaufsichtigt.
• Sie müssen ihre eigenen Geräte und Ausrüstungen verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen. Der Arbeitgeber stellt nichts zur Verfügung.
• Sie müssen eine Rechnung einreichen, um die Bezahlung für die Arbeit zu erhalten, nachdem diese abgeschlossen ist.
• Sie profitieren nicht von den Sozialleistungsprogrammen.
• Wenn sie einen Tag freinehmen, sei es für Urlaub, aus persönlichen Gründen oder wegen Krankheit, erhalten sie keine Bezahlung für ihre Abwesenheit.

Sie sollten einen Vertrag für selbstständige Auftragnehmende erstellen, der diese und andere Faktoren schriftlich klarstellt. Verzichten Sie nicht auf den Vertrag und verlassen Sie sich nicht auf mündliche Versprechen oder E-Mails als Ersatz für einen offiziellen Vertrag. Dieser legt eine Arbeitskraft schriftlich als selbstständigen Auftragnehmenden fest und schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen.

Auftragnehmende sind für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich. Bei Angestellten sind Arbeitgeber für den Abzug der Steuern vom Lohn zuständig.

Schritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden

Jetzt, da Sie Ihre neuen Beschäftigten als selbstständige Auftragnehmende klassifiziert haben, sollten Sie als Nächstes festlegen, wie Sie diese bezahlen werden. Die Gig-Economy hat während der COVID-19-Pandemie explosionsartig an Popularität gewonnen, und die Fernarbeit ist auf dem Vormarsch. Beide Faktoren haben dazu geführt, dass Arbeitgeber viele Bezahlmöglichkeiten haben – selbst wenn Auftragnehmende nicht im selben Land leben.

Hier sind einige Optionen, die Sie für die Bezahlung von internationalen Auftragnehmenden in Betracht ziehen können:

• Banküberweisungen. Eröffnen Sie ein Bankkonto im Vereinigten Königreich und überweisen Sie Gelder direkt auf die Konten Ihrer Freelancer*innen im Vereinigten Königreich. Sie können auch eine internationale Überweisung über Ihr eigenes Bankkonto senden.
• Internationale Zahlungsanweisungen. Zahlungsanweisungen gibt es schon ewig und sie könnten das Erste sein, woran Sie denken, wenn Sie entscheiden, wie Sie Auftragnehmende bezahlen. Sie sind jedoch aus einigen Gründen nicht die beste Option. Erstens sind sie auf 1.000 $ begrenzt und mit Gebühren verbunden. Jedes Mal, wenn die Löhne über 1.000 $ liegen, müssen Sie eine weitere Zahlungsanweisung senden und jedes Mal hohe Gebühren bezahlen. Außerdem sind sie nicht sehr sicher und anfällig für Betrügereien. Seriöse selbstständige Auftragnehmende werden heutzutage kaum von Ihnen verlangen, sie auf diese Weise zu bezahlen. Seien Sie also misstrauisch gegenüber jedem, der auf internationale Zahlungsanweisungen besteht. Es könnte sich um jemanden handeln, der sich als Freelancer*in ausgibt und versucht, Sie zu betrügen.
• Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Digitale Geldbörsen eignen sich hervorragend zur Bezahlung von Auftragnehmenden, die im selben Land leben wie Sie. Wenn sie sich jedoch nicht im selben Land befinden, sind sie nicht die beste Wahl, da die verfügbaren digitalen Geldbörsen und Zahlungsplattformen in jedem Land weltweit unterschiedlich sind. Zum Beispiel ist eine der beliebtesten E-Wallets im Vereinigten Königreich Revolut, eine Plattform, die US-amerikanische Arbeitgeber nicht nutzen.
• Globale Gehaltsabrechnungsdienste. In der Regel sind Auftragnehmende nicht in der Gehaltsabrechnung enthalten, da sie nicht denselben Abzügen wie Angestellte unterliegen – stattdessen stellen sie für ihre Dienstleistungen Rechnungen, die bei vielen Unternehmen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden. Mit Rippling können Sie jedoch Arbeitnehmende und Auftragnehmende aus dem Vereinigten Königreich an einem Ort bezahlen – egal, wo sie sich befinden.

Rippling ansehen

Schritt #3: Nutzen Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware zur Abwicklung von Zahlungen

Wie Sie in Schritt #2 gesehen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, Auftragnehmende im Vereinigten Königreich zu bezahlen. Aber der schnellste und einfachste Weg ist die Bezahlung von Auftragnehmenden über eine globale Lohnsoftware.

Mit Rippling bezahlen Sie Angestellte und Auftragnehmende weltweit in einem einzigen System.