So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende auf den Philippinen [2024]
Globale Unternehmen können Auftragnehmende aus den Philippinen einstellen, um die qualifizierten Fachkräfte des Landes zu nutzen. Doch welche Schritte sind erforderlich, um bei der Bezahlung den komplexen Arbeits- und Steuergesetzen der Philippinen gerecht zu werden?
Bevor Sie Ihre erste Rechnung erhalten, erfahren Sie hier alles Wichtige zur korrekten Klassifizierung und Einarbeitung von Auftragnehmenden sowie zu ihrer Bezahlung gemäß dem philippinischen Arbeitsrecht. Wir haben den Prozess in einfache Schritte unterteilt.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Mitarbeitenden
Die korrekte Klassifizierung ist entscheidend. Die falsche Einstufung von Arbeitnehmenden als Auftragnehmende kann zu Strafen führen, dazu gehören:
- Nachzahlung und Sozialleistungen
- Gerichtlich angeordnete Schadensersatzforderungen von bis zu PHP 500.000, zuzüglich anfallender Anwaltsgebühren
- Nachzahlung unbezahlter Steuern und Sozialversicherung, sowie zusätzliche Bußgelder und Strafen
- Geldstrafen und mögliche Gefängnisstrafen für Arbeitgeber, die erforderliche Beiträge zu Anspruchsprogrammen wie dem Sozialversicherungssystem (SSS), dem Home Development Mutual Fund (auch bekannt als Pag-IBIG-Fonds) und der Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth) nicht leisten.
Um Arbeitgebern die Entscheidung zu erleichtern, ob Mitarbeitende die Kriterien für Arbeitnehmende oder unabhängige Auftragnehmende erfüllen, haben die Philippinen einen sogenannten "Vierfachtest" entwickelt. Dieser beinhaltet folgende Tests:
- Auswahl und Einstellung der Mitarbeitenden, d. h. Auftragnehmende wurden vom Arbeitgeber eingestellt, weil sie über einzigartige Fähigkeiten oder Talente verfügen, die andere nicht besitzen.
- Bezahlung von Löhnen, d. h. Auftragnehmende stellen ihre Arbeit nach Abschluss von Projekten oder Aufgaben in Rechnung. Arbeitnehmende hingegen erhalten regelmäßige Gehälter oder Löhne in festgelegten Intervallen.
- Kündigungsrecht, das bedeutet, dass Arbeitgeber nur Arbeitnehmer disziplinieren und entlassen dürfen; Auftragnehmer können nur gemäß der Kündigungsklausel in ihrem Arbeitsvertrag gekündigt werden.
- Kontrollmöglichkeit, d. h. Auftragnehmende sollten die Kontrolle darüber haben, wann, wo und wie sie ihre Arbeit ausführen und nicht unter direkter Aufsicht oder Kontrolle des Arbeitgebers stehen.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Art der Bezahlung Ihrer Auftragnehmenden
Das Erste, was Sie tun müssen, bevor Sie Auftragnehmer auf den Philippinen bezahlen können, ist zu bestimmen, wie Sie sie bezahlen werden. Mit dem Anstieg globaler Beschäftigten und Fernarbeit haben Arbeitgeber jetzt mehr Möglichkeiten denn je, Gehaltszettel an philippinische Auftragnehmer zu senden. Hier sind einige Optionen:
- Banküberweisungen. Sie können ein Bankkonto auf den Philippinen eröffnen und es für direkte Einzahlungen auf die Konten der philippinischen Auftragnehmenden nutzen oder globale Überweisungen mithilfe Ihrer bisherigen Bank durchführen.
- Internationale Zahlungsanweisungen. Diese altbewährte Bezahlungsmethode kann langsam sein, da der Arbeitgeber die Zahlungsanweisung physisch erwerben und Auftragnehmende sie nach Erhalt physisch einzahlen müssen. Zahlungsanweisungen können auch Gebühren und ungünstige Wechselkurse mit sich bringen.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Beachten Sie, dass nicht alle digitalen Zahlungsplattformen auf den Philippinen verfügbar sind (beispielsweise funktioniert Venmo nur innerhalb der USA). Einige Arbeitgeber nutzen Plattformen wie Wise oder PayPal, um Geld über Grenzen hinweg zu transferieren. Denken Sie daran, dass sich Wechselkurse täglich ändern können, was es schwierig macht, Ausgaben vorherzusagen.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste. In der Regel sind Auftragnehmende nicht in der Gehaltsabrechnung enthalten, da sie nicht denselben Abzügen unterliegen wie Arbeitnehmende. Stattdessen stellen sie eine Rechnung für ihre Dienstleistungen aus, die bei vielen Unternehmen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt wird.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware, um Zahlungen zu verarbeiten
Wie Sie in Schritt #2 gesehen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, Auftragnehmende auf den Philippinen zu bezahlen. Doch der schnellste und einfachste Weg ist die Bezahlung über eine globale Lohnabrechnungssoftware.
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Schritt #4: Stellen Sie sicher, dass Auftragnehmende über die richtigen Steuerinformationen verfügen
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Einkommenssteuern für Auftragnehmer auf den Philippinen einzubehalten und zu zahlen. Einige Arbeitgeber treffen jedoch freiwillige Vereinbarungen mit ihren Auftragnehmern, um Steuerzahlungen in deren Namen zu leisten. In diesem Fall müssen Sie dem Auftragnehmer ein Formular 2307 des Bureau of Internal Revenue (BIR) schicken, um anzugeben, was Sie einbehalten.
Selbständige Mitarbeiter müssen ihre eigenen Steuern zahlen, wenn sie mehr als PHP 250.000 pro Jahr verdienen, und sind auch dafür verantwortlich, ihre eigenen Versicherungsbeiträge an Sozialversicherungsbehörden zu zahlen. Philippinische Freiberufler, die mehr als PHP 3.000.000 verdienen, müssen zusätzlich 12% Steuern zahlen.
Selbstständige Auftragnehmende auf den Philippinen müssen sich beim BIR registrieren, um eine Steueridentifikationsnummer zu erhalten. Danach können sie die notwendigen Steuerformulare einreichen, darunter:
- Formular 1701Q für vierteljährliche Einkommensteuer
- Formular 1701 oder 1701A (abhängig davon, ob die Auftragstätigkeit die einzige Einkommensquelle des Mitarbeiters ist) und Formular 0605 für jährliche Einkommenssteuerzahlungen
- Formular 2307, wenn ein Arbeitgeber beschließt, freiwillig Steuerzahlungen in Ihrem Namen einzubehalten
Für US-Arbeitgeber ist es auch wichtig zu wissen, dass die Einkünfte von philippinischen Arbeitnehmenden, die für die Arbeit ins Land reisen, in den USA besteuert werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie ihnen die IRS-Formulare W-8BEN oder W-8BEN-E zusenden.
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FAQs zur Bezahlung von Auftragnehmenden auf den Philippinen
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende bezahlen?
Nein, ausländische Unternehmen müssen keine Lohnsteuern einbehalten. Auftragnehmende sind dazu verpflichtet, ihre eigenen Steuern zu zahlen. Unternehmen können jedoch freiwillig Steuern im Namen von Auftragnehmenden einbehalten, in diesem Fall müssen sie ein BIR-Formular 2307 ausstellen.
Gilt der philippinische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende?
Nein, die Mindestlohnregelungen gelten in diesem Fall nicht.
Erhalten philippinische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein, sie haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen, wie es Arbeitnehmende haben. Das Anbieten von Sozialleistungen an Selbstständige kann sogar das Risiko erhöhen, dass Gerichte die Auftragnehmenden als falsch klassifiziert betrachten.
Können Sie philippinische Auftragnehmende in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Sie sollten generell anstreben, internationale Auftragnehmende in ihrer lokalen Währung zu bezahlen. Mitarbeitende auf den Philippinen sollten in philippinischen Pesos (PHP) bezahlt werden.
Können Sie Auftragnehmende manuell bezahlen?
Ja, das ist möglich und es ist nicht ungewöhnlich, dass Geschäftsinhaber/-innen die Bezahlung von Auftragnehmenden manuell abwickeln, um Kosten zu sparen. Dies kann jedoch zeitaufwendig sein, besonders wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mit mehreren Auftragnehmenden auf den Philippinen oder über die Landesgrenzen hinweg arbeiten.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die manuelle Verarbeitung von Bezahlungen einige Risiken mit sich bringt:
- Einhaltung von Vorschriften. Eine manuelle Gehaltsabrechnung birgt das Risiko von menschlicher Fehlern und Versäumnissen. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen mit Rippling, das automatisch die Einhaltung aller geltenden lokalen Gesetze durchsetzt – unabhängig davon, wo Ihre Auftragnehmenden leben.
- Datenschutz. Die manuelle Gehaltsabrechnung birgt ebenfalls Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papierunterlagen verwenden. Sensible Informationen können leicht verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrung der Auftragnehmenden. Die manuelle Bezahlung von Auftragnehmenden kann ein langsamer Prozess sein, bei dem Transparenz und konkrete Zahlungsfristen fehlen. Dies kann für Auftragnehmende, die ihre Einnahmen genau kennen müssen, frustrierend sein.
Wie wandeln Sie Auftragnehmende in Arbeitnehmende um?
Während die Einstellung von selbständigen Auftragnehmern im Vergleich zu Vollzeit-Arbeitnehmern mehr Flexibilität und finanzielle Vorteile bringen kann, gibt es Situationen, in denen Sie einen Vollzeit-Arbeitnehmer benötigen. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind: Das philippinische Arbeitsrecht erfordert Gehaltsabzüge, Sozialleistungen und mehr für Arbeitnehmer, worüber Sie sich bei Auftragnehmern keine Gedanken machen müssen.
Sie sollten zudem entscheiden, ob Sie eine eigene Einheit gründen oder Arbeitnehmende über einen Employer of Record (EOR) einstellen möchten. Die Gründung ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Ein EOR wie Rippling kann Ihnen dabei helfen, weltweit mühelos Arbeitnehmende einzustellen, zu verwalten und zu bezahlen.
Rippling und die dazugehörigen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und dient nicht der Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung und sollte auch nicht als solche herangezogen werden. Wenden Sie sich vor der Durchführung von entsprechenden Aktivitäten oder Transaktionen an Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater/-innen.
