10 Dinge, die Arbeitgeber über polnische Arbeits- und Arbeitsrechtsgesetze wissen müssen

Mitarbeitereinstellungen weltweit bieten Ihnen Zugang zu hoch begehrten Mitarbeiterfähigkeiten rund um die Welt, aber es kann eine große Herausforderung für Arbeitgeber sein, sich mit den Nuancen der lokalen Vorschriften vertraut zu machen. Wenn Sie in Polen einstellen, ist es entscheidend, die polnischen Arbeitsrecht, insbesondere in Bezug auf Sozialleistungen, Mitarbeiterrechte und korrekte Einstellungsverfahren zu verstehen. Die Einhaltung der polnischen Vorschriften kann noch komplizierter werden, da Arbeitgeber auch den Vorschriften der Europäischen Union unterliegen.

Wie navigiert man also durch das Netz aus polnischen und EU-Arbeitsvorschriften und behält alle Änderungen im Auge, die Ihr Geschäft beeinflussen? Dieser Leitfaden bietet Ihnen die Grundlagen, sodass Sie mit Zuversicht aus dem talentierten Arbeitskräftepool Polens einstellen können.

1. Jederzeit kündbare Arbeitsverhältnisse existieren nicht

In Polen können Sie einen Mitarbeiter nur ohne Ankündigung kündigen, wenn ein „triftiger Grund“ vorliegt, der einen hohen Beweislast erfordert. Solche Kündigungen, auch als disziplinarische Kündigungen bekannt, erfolgen bei schwerwiegendem Fehlverhalten oder kriminellen Aktivitäten. Ein Mitarbeiter kann rechtmäßig entlassen werden, wenn er wiederholt die erforderlichen Aufgaben seiner Stelle nicht erfüllen kann. Zusätzlich kann eine Kündigung erfolgen, wenn der Mitarbeiter wegen einer kriminellen Aktivität verurteilt wird, die seine Fähigkeit zur Ausübung seiner Tätigkeit beeinträchtigt (z. B. der Verlust des Führerscheins aufgrund von Trunkenheit am Steuer).

Ein Arbeitsvertrag kann auch im gegenseitigen Vereinbarung beendet werden. Diese Vereinbarung kann eine festgelegte Entschädigung und Abfindung beinhalten, dies muss jedoch schriftlich erfolgen.

2. Die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern ist ein teurer Fehler

Mitarbeiter arbeiten ausschließlich unter der direkten Aufsicht eines Arbeitgebers für einen unbestimmten Zeitraum und haben Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmer sind Selbstständige, arbeiten unabhängig auf der Basis eines befristeten Vertrags und haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen. Eine Vermischung dieser Mitarbeiterkategorien kann zu Strafen wegen Fehlklassifizierung führen. Arbeitgeber, die Mitarbeiter als Auftragnehmer in Polen fehlklassifiziert haben, stehen vor Strafen von bis zu PLN 30.000 (€6.627 oder $7.083) in jedem Fall, plus Rückzahlungen, Rücksteuern und rückwirkende Sozialleistungen für bis zu fünf Jahre, einschließlich Zinsen.

3. Polen erzwingt starke Schutzmaßnahmen gegen Diskriminierung

Die polnische Verfassung garantiert Antidiskriminierungsschutz, wobei gleiche Rechte und gleiche Behandlung als grundlegende Prinzipien des Arbeitsrechts gelten. Es ist strengstens verboten, Personen auf Grundlage von Geschlechts, Alters, Behinderung, Religion, Nationalität, Rasse, politischer Ansichten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder anderer Faktoren zu diskriminieren. In Fällen, in denen der Antidiskriminierungsschutz verletzt wird, liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss nur das Ereignis/die Umstände belegen. Der Mitarbeiter kann eine Entschädigung von nicht weniger als dem polnischen monatlichen Mindestlohn von PLN 3600 (€795 oder $850), wirksam ab dem 1. Juli 2023, fordern.

4. Die Einstellung illegaler Arbeitnehmer kann erhebliche finanzielle Folgen haben.

Wenn Sie die Rekrutierung oder die Expansion der Aktivitäten Ihres Unternehmens in Polen in Betracht ziehen, ist es entscheidend zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter die richtige Arbeitserlaubnis haben. Die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte ohne die richtigen Genehmigungen und Visa ist gesetzeswidrig und kann zu Geldbußen und anderen Strafen führen. Bei Haftung sieht sich der Arbeitgeber einer Geldbuße von bis zu PLN 30.000 (€6.627, $7.083) plus Nachzahlungen für einen Arbeitsvertrag von drei Monaten einschließlich Gehalt, Sozialleistungen und Steuern gegenüber. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber den Zugang zu polnischen und EU-Subventionen und -Fonds verlieren. Was den Arbeiter betrifft, so kann er abgeschoben und mit einer Geldbuße belegt werden. Im Falle einer Abschiebung könnten die Kosten für die Rückführung möglicherweise vom Arbeitgeber getragen werden müssen.

5. Polnische Mitarbeiter genießen das Recht, sich gewerkschaftlich zu organisieren

In Polen wird die Gewerkschaftsfreiheit für alle Personen, die in Beschäftigung sind, sichergestellt. Eine Gewerkschaft kann mindestens zehn Arbeitnehmer gegründet werden, die das Recht haben, eine Gewerkschaft zu gründen. Sie haben die Befugnis, nach eigenem Ermessen die Personen (Kategorien, Gruppen, Berufe) zu bestimmen, die für die Mitgliedschaft in der Gewerkschaft in Frage kommen.

Arbeitgeber und Gewerkschaften schließen Tarifverträge ab, die die Arbeitsbedingungen wie Art der Arbeit, Arbeitswoche, Arbeitstage, Arbeitszeit, Ruhezeiten, Nachtarbeit und Arbeitsort festlegen und regeln.

6. Wenn Sie Sozialleistungen nicht anbieten, stehen Ihnen Strafen, Geldbußen und rechtliche Konsequenzen bevor

Polnische Mitarbeiter genießen Anspruch auf eine Reihe von verpflichtenden Sozialleistungen, wie sie von der Verfassung und dem Arbeitsgesetzbuch festgelegt sind. Dazu gehören: Rente, Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorge (PPK), Sozialversicherung, Arbeitsschutzunterweisung (OHS), Arbeitsversicherung, Urlaubszeit und gesetzliche Feiertage. Wenn Sie diese Sozialleistungen nicht anbieten, können Sie mit Geldstrafen und anderen Sanktionen rechnen. Beispielsweise kann das Versäumnis, eine OHS-Schulung anzubieten, eine Geldbuße von bis zu PLN 30.000 (€6.627 oder $7.083) nach sich ziehen.

7. Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements, NDAs) sind in Polen rechtlich bindend - mit Einschränkungen

In Polen werden NDAs von Unternehmen rechtlich eingesetzt werden, um Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen zu schützen. Eine Einschränkung ist jedoch, dass die NDA keine bestehenden Gesetze oder Vorschriften gegen darf. NDAs müssen angemessen sein und dürfen nicht dazu verwendet werden, kriminelles Verhalten zu behindern. Solche Vereinbarungen können als eigenständiges Dokument vorliegen oder als Klausel in einem polnischen Arbeitsvertrag integriert sein.

8. Arbeitgeber sind für die Gesundheits- und Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz verantwortlich

Das Recht auf sichere und gesunde Arbeitsbedingungen ist in der polnischen Verfassung verankert und im polnischen Arbeitsgesetzbuch definiert. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Anforderungen des Arbeitsschutzes zu erfüllen. Sexuelle Belästigung, Mobbing und Diskriminierung am Arbeitsplatz sind in Polen illegal und können rechtliche Konsequenzen haben. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beschwerden über Belästigungen zu untersuchen.

9. Sie müssen die persönlichen Informationen Ihrer Mitarbeiter schützen

In Polen schützen strenge Gesetze die Rechte der Mitarbeiter in Bezug auf persönliche Daten. Die Handhabung privater Daten wird durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union und das polnische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten geregelt. Alle Anfragen bezüglich Daten (im Falle von Hintergrundprüfungen) müssen diesem Gesetzen, der DSGVO und dem polnischen Arbeitsgesetzbuch entsprechen. Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen über die Datenverarbeitung und -nutzung führen.

10. In Polen tätige Unternehmen sind verpflichtet, für Lohntransparenz zu sorgen.

Im Jahr 2023 hat die EU neue Regeln zur Lohntransparenz verabschiedet. Ziel dieser Vorschriften ist es, Lohndiskriminierung zu bekämpfen und die geschlechtsspezifische Lohnlücke zu schließen. Arbeitgeber werden verpflichtet sein, Informationen über die Höhe der Vergütung zu teilen und Maßnahmen zu ergreifen, wenn ihre geschlechtsspezifische Lohnlücke mehr als 5 % beträgt. Die Richtlinie enthält auch Anforderungen bezüglich Entschädigungen für Opfer von Lohndiskriminierung sowie Strafen für Arbeitgeber, die gegen diese Vorschriften verstoßen. Die EU-Mitgliedsstaaten haben drei Jahre Zeit, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen, wenn sie in Kraft tritt.

Häufig gestellte Fragen zum polnischen Arbeitsrecht

Wie hoch ist der Mindestlohn in Polen?

Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der monatliche Mindestlohn in Polen 3.600 PLN (€793 oder $850). Die stündliche Mindestvergütung beträgt 23,5 PLN (€5,18 oder €5,55).

Wie lauten die Überstundengesetze in Polen?

In Polen definiert das Ministerium für Familie und Sozialpolitik Überstunden als Arbeit, die acht Stunden an einem einzigen Tag oder 40 Stunden in einer Woche überschreitet. Es gibt Grenzen für tägliche, wöchentliche und jährliche Überstunden. Schwangere Mitarbeiterinnen und Minderjährige dürfen keine Überstunden leisten. Arbeitnehmer, die ein Kind (bis zum Alter von vier Jahren) betreuen, dürfen Überstunden leisten, sofern sie zustimmen. Die gleichen Regelungen gelten für Teilzeitmitarbeiter.

Tägliche Grenzen: Die Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, darf 13 Stunden pro Tag nicht überschreiten.

Wöchentliche Grenzen: Die Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, darf 48 Stunden nicht überschreiten. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter nicht konstant über einen kurzen Zeitraum hinweg übermäßig lange arbeiten.

Jährliche Grenzen: Mitarbeiter dürfen nicht mehr als 150 Überstunden in einem Kalenderjahr leisten.

Unter bestimmten Umständen ist es möglich, eine andere Anzahl von Überstunden in einem Kalenderjahr festzulegen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass trotz aller erlaubten Abweichungen die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeitgrenze 48 Stunden nicht überschreiten darf.

Im Fall von Mitarbeitern, die einem Äquivalenten Arbeitszeitsystem unterliegen, umfassen Überstunden folgende:

• Mehr als acht Stunden an einem Tag zu arbeiten, wenn die geplante Arbeitszeit des Mitarbeiters für diesen Tag acht Stunden oder weniger beträgt, gemäß seinem anwendbaren Arbeitszeitplan.
• Die verlängerte Zeit (mehr als acht Stunden) der täglichen Arbeitszeit über die im Arbeitszeitplan des Mitarbeiters festgelegte Zeit hinaus zu arbeiten.
• Im Durchschnitt mehr als 40 Stunden pro Woche innerhalb eines Referenzzeitraums zu arbeiten.

Kompensation:

Mitarbeiter müssen für jede Überstunde mit ihrem regulären Lohn bezahlt werden, plus:

50% zusätzliche Vergütung:

• Für Überstunden an regulären Arbeitstagen (einschließlich „arbeitender" Sonntage und Feiertage). Wenn die Überstunden als Nachtarbeit gelten, erhöht sich der zusätzliche Satz auf 100%.
• Für Überstunden an einem freien Tag (Fünftagewoche).
• Für Überstunden an arbeitsfreien Tagen, die die Erhöhung der täglichen Arbeitszeit über acht Stunden hinaus ausgleichen (äquivalentes Arbeitszeitsystem).

100% zusätzliche Vergütung:

• Für Nachtarbeitsstunden.
• Für Stunden, die an Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden, die für den/die Beschäftigte/n freie Tage sind.
• Für Stunden, die an einem Tag gearbeitet werden, den der/die Beschäftigte für das Arbeiten an einem Sonn- oder Feiertag erhalten hat.
• Wenn die Arbeit die durchschnittliche 40-Stunden-Woche überschreitet.

Überstunden können in besonderen Fällen auch durch Freizeitausgleich oder eine Pauschalzahlung vergütet werden.

Welche Sozialleistungen sind in Polen vorgeschrieben?

Alle Vollzeitbeschäftigten in Polen haben Anspruch auf folgende gesetzliche Sozialleistungen:

• Rentenversicherung
• Invaliditätsversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Arbeitsunfallversicherung
• Mitarbeiterkapitalplan (PPK)
• Gesetzliche Feiertage
• Krankheitsurlaub
• Mutterschaftsurlaub
• Vaterschaftsurlaub
• Elternzeit
• Jahresurlaub
• Weitere Arbeitnehmerrechte und -ansprüche, die im Arbeitsgesetzbuch aufgeführt sind

Das Nichtanbieten dieser obligatorischen Sozialleistungen kann zu Bußgeldern und strafrechtlicher Verantwortung für den Arbeitgeber führen.

Für weitere Informationen zu obligatorischen Sozialleistungen in Polen, lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden.

Wie kündige ich Mitarbeiter in Polen?

Mitarbeiter zu kündigen, steht vielleicht nicht ganz oben auf Ihrer To-do-Liste, aber Sie sollten die notwendigen Schritte kennen, bevor Sie Ihr Team in Polen aufbauen.
Da eine Anstellung auf Abruf in Polen nicht anerkannt wird, sind die Hauptwege zur Beendigung eines Arbeitsvertrags durch gegenseitige Vereinbarung, Kündigung ohne Benachrichtigung und Kündigung mit Benachrichtigung.

Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch gegenseitige Vereinbarung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen sich schriftlich auf die Kündigungsbedingungen. Dies kann Benachrichtigung, zusätzliche Entschädigung und Abfindung umfassen. Gegenseitige Vereinbarungen unterliegen keinen besonderen Schutzmaßnahmen, wie im Falle von Schwangerschaft oder Elternzeit. Weitere Informationen zu obligatorischen Kündigungsfristen und Abfindungszahlungen für polnische Mitarbeiter finden Sie in unserem Leitfaden.

Kündigung des Arbeitsverhältnisses mit Kündigungsfrist. Beim Beenden eines Arbeitsvertrags erklärt eine Partei ihre Absicht, das Arbeitsverhältnis zum Ende der Kündigungsfrist zu beenden. Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber müssen schriftlich ihre Absicht zur Kündigung des Vertrags mitteilen. Für unbefristete Verträge, die vom Arbeitgeber gekündigt werden, muss der Kündigungsbrief den Grund für die Kündigung angeben und den Arbeitnehmer über sein Recht informieren, die Entscheidung vor einem Arbeitsgericht anzufechten.

Kündigung des Arbeitsverhältnisses ohne Kündigungsfrist (disziplinarische Kündigung). Diese Form der Kündigung kann sofort erfolgen, erfordert jedoch einen triftigen Grund. Einige Beispiele:

• Eine schwerwiegende Verletzung der grundlegenden Pflichten des Mitarbeiters (zum Beispiel schlechte Arbeitsleistung).
• Der Mitarbeiter hat eine rechtswidrige Handlung begangen, die es ihm/ihr unmöglich macht, in seiner/ihrer aktuellen Position weiterzuarbeiten (es muss ein gültiges Gerichtsurteil vorliegen).
• Der Mitarbeiter hat durch eigenes Verschulden die für seine Arbeit erforderlichen Lizenzen verloren.

Kündigung während der Probezeit. Probe- oder Testzeiten sind durch einen separaten befristeten Arbeitsvertrag geregelt. Sie ermöglichen es Arbeitgebern, die Eignung eines neuen Mitarbeiters für eine neue Stelle zu bewerten. Arbeitgeber können den Mitarbeiter während der Probezeit mit Kündigungsfrist kündigen. Die Länge der Kündigungsfrist hängt von der Dauer der Probezeit ab.

Möchten Sie mehr über die polnischen Kündigungsanforderungen wissen – einschließlich Kündigungsfristen und Ansprüchen wegen ungerechtfertigter Entlassung? Sehen Sie in unserem Leitfaden nach.

Mitarbeiter in Polen mit Rippling einstellen und onboarden

Wenn Sie Mitarbeiter, unabhängige Auftragnehmer oder Fernarbeiter in Polen einstellen, brauchen Sie Rippling.

Rippling erleichtert das Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeitern und Auftragnehmern weltweit.

Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu bestimmt, und sollte nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung verwendet werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie an irgendwelchen damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen teilnehmen.