Internationale und globale Lohnabrechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Was bedeutet internationale Lohnabrechnung?

Internationale Lohnabrechnung ist der Prozess eines Unternehmens, geschuldetes Geld an ausländische Mitarbeiter und selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer zu senden. Mit globalen Belegschaften bedeutet dies, sich an kontrastierende Beschäftigungsgesetze, Steuervorschriften und Leistungsschemata in jeder Jurisdiktion, in der Sie einstellen, zu halten.

Also, selbst wenn Ihr Hauptsitz in Toronto ist, können Sie sich nicht auf den Canadian Pension Plan verlassen, wenn Sie die Rentenbeiträge bestimmen müssen, die Sie für einen Mitarbeiter in Indien leisten müssen. Und wenn Sie einen britischen Auftragnehmer engagieren, ist es möglicherweise erforderlich, ihn in Pfund und nicht in Dollar zu bezahlen. Je verteilter Ihre Belegschaft ist, desto komplexer wird Ihre globale Lohnabrechnungsverarbeitung.

Management der internationalen Lohnabrechnung: 10 Dinge, die Sie im Auge behalten müssen

Es gibt enorme Unterschiede in den Lohnabrechnungsprozessen, -vorschriften und -bräuchen zwischen den Regionen. Hier finden Sie die größten differenzierenden Faktoren.

Gründung einer lokalen Einheit

Lokale Einheiten sind Geschäftsstrukturen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, Operationen in einer bestimmten Jurisdiktion zu haben. Sie werden oft benötigt, um internationale Mitarbeiter einzustellen, aber jedes Land hat unterschiedliche Richtlinien, Fristen und Dokumentationsanforderungen.

Obwohl es kostenintensiv und komplex werden kann, in jeder Jurisdiktion, in der Sie einstellen, eine lokale Einheit einzurichten, ist eine Lösung, einen Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR) zu nutzen, der internationale Zahlungen für Sie verwaltet (mehr dazu später).

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Vereinbarungen für Mitarbeiter und Auftragnehmer

Bevor jemand bezahlt wird, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Unterlagen ausfüllen. Auftragnehmer müssen Verträge unterschreiben, in denen der Umfang und die Details ihrer Dienste (Bezahlung, Fristen, Arbeitsablauf) festgelegt sind, während Mitarbeiter Vereinbarungen unterschreiben müssen, die ihre Schlüsselarbeitsbedingungen festlegen (Gehalt, Leistungen, Kündigungsfrist).

Beachten Sie, dass Länder unterschiedliche Anforderungen haben, was in diesen Vereinbarungen stehen muss, entsprechend den Arbeitsgesetzen des Landes, in dem Ihre Einstellungen leben. Konkurrenzverbote sind beispielsweise nicht in jeder Jurisdiktion rechtlich durchsetzbar.

Es kann auch innerhalb von Ländern Variabilität in Mitarbeitervereinbarungen geben. Australien hat beispielsweise mehr als 100 Arten von Mitarbeitervereinbarungen (bekannt als "Auszeichnungen") über Branchen hinweg, jede mit ihren eigenen Lohnskalen und gesetzlichen Anforderungen.

Onboarding

Jeder neu eingestellte Mitarbeiter muss in Ihr Lohnabrechnungssystem integriert werden. Das erfordert das rechtzeitige Sammeln notwendiger persönlicher und Bankinformationen, um eine sofortige Bezahlung bei der ersten Einzahlung gewährleisten zu können.

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, insbesondere in einem neuen Land, kann zeitaufwändig sein. Internationale Auftragnehmer müssen oft dreimonatige Wartezeiten überstehen, bevor sie für ihre Arbeit bezahlt werden. Machen Sie sich mit den Onboarding-Zeitplänen in verschiedenen Jurisdiktionen vertraut und ziehen Sie eine Workforce-Lösung in Betracht, die Lohnabrechnungen für internationales Talent schnell einrichtet.

Steuerrecht, -sätze und -fristen

Die Lohnabrechnungssteuer kann schon bei inländischen Mitarbeitern knifflig genug sein. Mit einer globalen Belegschaft müssen Sie Steuervorschriften in jeder Jurisdiktion befolgen, in der Sie einstellen. Das bedeutet, den Einkommensteuersatz jedes Mitarbeiters zu bestimmen (der sich innerhalb und zwischen Jurisdiktionen unterscheidet), die richtige Dokumentation innerhalb erforderlicher Fristen zu liefern und alle Richtlinienaktualisierungen im Auge zu behalten, da Steuergesetze regelmäßig ändern.

Das Auslassen von Formularen und das Verpassen von Fristen setzen Sie Steuerstrafen aus. Wenn Sie nicht die Kapazität haben, die ständig wechselnden internationalen Steuergesetze weltweit zu verfolgen, sollten Sie in Betracht ziehen, eine Lohnabrechnungssoftware einzusetzen, die globale Steuerkonformität für Sie verwaltet.

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Lohnvorschriften

Länder haben unterschiedliche Gesetze und Normen, wenn es um die Verarbeitung von globaler Lohnabrechnung geht. Dazu gehören:

• Lohnabrechnungsplan: Länder haben verschiedene Lohnabrechnungshäufigkeiten, basierend auf Vereinbarungen und Beschäftigungsgesetzen. Während US-Mitarbeiter oft alle zwei Wochen oder halbmonatlich bezahlt werden, folgt Frankreich einem monatlichen Zahlungszyklus. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann und wie oft Sie die globale Lohnabrechnung durchführen müssen.
• Arbeitswoche und Überstunden: Lokale Vereinbarungen spezifizieren oft unterschiedliche formale Arbeitswochen. In einigen Jurisdiktionen haben Mitarbeiter nach 35 Wochenstunden Anspruch auf Überstundenbezahlung. In anderen sind 40 Stunden der Grenzwert. Die genauen Überstundenraten variieren ebenfalls, daher können Sie keine einheitliche Politik auf Ihre gesamte internationale Belegschaft anwenden, wenn Sie globale Konformität gewährleisten möchten.
• Mindestlohn: Länder haben unterschiedliche bundes- und regionalgesetzliche Mindestlohnvorschriften, die Sie immer berücksichtigen sollten, wenn Sie internationale Lohnabrechnungen durchführen. Sie sollten auch die Unterscheidungen zwischen gesetzlich erforderlichen und in Ihrer Branche wettbewerbsfähigen Gehältern erforschen.
• Zahlungsmethode: Sie benötigen möglicherweise unterschiedliche Zahlungsprozesse für internationale Mitarbeiter. Finden Sie die Zeitpläne, Anforderungen und Gebühren heraus, die mit Schecks, Überweisungen und Direkteinzahlungen verbunden sind.
• Zusätzliche Vergütung: Viele Länder geben Mitarbeitern am Jahresende ein 13. (und manchmal 14.) Monatsgehalt. An manchen Orten ist dies verpflichtend. An anderen ist es Brauch. So oder so, Sie sollten die besten Praktiken für Boni in jeder Jurisdiktion kennen, in der Sie einstellen.

Mitarbeitersozialleistungen

Länder haben auch unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und bewährte Verfahren für Leistungspakete. Du musst deine Verantwortlichkeiten kennen für:

• Rentenbeiträge
• Bezahlter Urlaub (einschließlich Urlaub, Krankheitstage und Elternzeit)
• Krankenversicherung
• Arbeitsunfallversicherung
• Abfindung

Andere Vorteile - wie Wellness, Homeoffice und Essenszuschüsse - sind möglicherweise nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aber sie können helfen, dich in einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt abzuheben. Wenn du sie anbietest, müssen sie in deine internationalen Lohnabrechnungsdienste einbezogen werden.

Arbeiterklassifizierung

Im Vergleich zu Angestellten ist weniger zu verwalten, wenn man internationale Auftragnehmer anstellt und bezahlt, die ihre eigenen Steuern abführen und ihre Arbeitsbedingungen kontrollieren. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass Sie Arbeitskräfte genau kategorisieren. Wenn Ihre Geschäftsbeziehung zu einem Auftragnehmer eher der eines Angestellten ähnelt, laufen Sie Gefahr einer Fehlklassifizierung, was hohe Strafen, Anwaltskosten und Reputationsschäden nach sich ziehen kann.

Wenn Sie Hilfe beim Unterscheiden zwischen Auftragnehmer und Angestelltem benötigen, verwenden Sie den Mitarbeiterklassifizierungstool von Rippling.

Bankgebühren

Internationale Zahlungen verursachen normalerweise Gebühren. Unternehmen, die das Netzwerk der Society for Worldwide Interbank Financial Transactions (SWIFT) verwenden, um Zahlungen sicher über Grenzen hinweg zu senden, müssen in der Regel zwischen 2 % und 5 % an Wechselkurskosten zahlen.

Viele Länder verlangen, dass Sie Mitarbeitern in ihrer lokalen Währung zahlst, also müssen Sie Ihre Lohnabrechnung überwachen, um mit volatilen Wechselkursen Schritt zu halten. Sie sparen auch Zeit, indem Sie globale Lohnabrechnungssoftware verwenden, die es Ihnen erlaubt, Mitarbeiter und Auftragnehmer in ihrer lokalen Währung in einem einzigen Lohnlauf zu bezahlen.

Datenschutz

Eine globale Belegschaft macht Mitarbeiterdaten anfällig für Datenschutzverletzungen. Einige Länder verlangen von Arbeitgebern, in schriftlichen Verträgen zu spezifizieren, wie private Informationen im Job gesammelt und verwendet werden - wie die allgemeine Datenschutzverordnung (General Data Protection Regulation, GDPR) der EU.

Während das Outsourcing deines Lohnabrechnungsmanagements an einen Drittanbieter dir Zeit sparen und Compliance-Risiken abnehmen kann, ist das Teilen Ihrer Daten mit ihnen riskant. Die meisten Anbieter globaler Lohnabrechnungslösungen behaupten, weltweite Lohnabrechnungen anzubieten - in Wirklichkeit outsourcen sie jedoch die meisten ihrer Produkte und Technologien an Drittanbieter. Das erhöht dein Risiko von Datenschutzverletzungen durch manuelle Uploads.

Mindestens solltest du eine Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Proccessing Agreementm DPA) mit einem Lohnabrechnungsanbieter abschließen, der solide Datenschutzpraktiken fordert und rechtlichen Schutz bietet.

Und Sie sollten besonders auf globale Belegschaftslösungen achten, die den Datenschutz priorisieren. Suchen Sie nach Systemen, die:

• Mit branchenüblichen Datenschutzregelungen in verschiedenen Ländern übereinstimmen
• Sichere Infrastrukturen mit rund um die Uhr Wartung aufbauen
• Personal sorgfältig überprüfen

Mit Rippling sind Ihre Daten sicher .

Personalbestand im Personalwesen

Idealerweise hilft dir dasselbe System, das Sie zur internationalen Lohnabrechnung verwenden, in allen Facetten des Mitarbeitermanagements: Personalbeschaffung, Onboarding, Mitarbeiter oder Auftragnehmer wechseln Rollen, Genehmigungen für Freizeit, Verwaltung von Sozialleistungen ... das ganze Programm.

Deshalb ist die beste Lösung ein globales Personalinformationssystem (HRIS), das all diese verschiedenen Aufgaben unter einem Dach vereint. Die ganze Arbeit, Formulare zu versenden, Lohnabrechnungen durchzuführen und Compliance zu verwalten, wird automatisiert, was zu einer agileren Personalabteilung führt.

• Nimm Literati, ein Ed-Tech-Unternehmen, das Rippling verwendet hat, um seinen Personalbestand auf nur zwei Admins für HR und IT-Operationen für 160 Mitarbeiter zu reduzieren.
• Morning Consult hat ebenfalls zu Rippling gewechselt und seinen HR-Personalbestand ebenfalls auf zwei Admins reduziert, die 500 Mitarbeiter verwalten. Da Rippling die Komplexität der Bearbeitung globaler Zahlungen in 90 Sekunden bewältigen kann, reduzierte Morning Consult seine Zeit für die Lohnabrechnung um 84 %.

Vor- und Nachteile verschiedener internationaler Lohnabrechnungsdienste

Wir haben bereits einige Optionen erwähnt, aber hier präsentieren wir eine detaillierte Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie globale Lohnabrechnungen verarbeiten und verwalten können, einschließlich der Vor- und Nachteile jeder Option.

Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer globalen Belegschaft mit Rippling

Rippling ist die einzige native globale Lohnabrechnungs-Software und HRIS (Human Resources Information System), die es Ihnen ermöglicht, jeden Aspekt Ihrer globalen Belegschaft innerhalb desselben Systems zu verwalten. Sie können Mitarbeiter in verschiedenen Ländern in lokalen Währungen mit nur einem Zahlungslauf bezahlen, was die Verarbeitung von Zahlungen wesentlich schneller macht als mit traditionellen Aggregatoren.

Zudem ist Rippling darauf ausgelegt, Ihr Unternehmen in jeder Wachstumsphase zu unterstützen. Ob Sie klein starten und zunächst nur internationale Auftragnehmer einstellen oder Ihren globalen Fußabdruck erweitern und ausländische Mitarbeiter über Ihre eigenen lokalen Entitäten verwalten möchten, Rippling ermöglicht es Ihnen, das gleiche Lohnabrechnungs-System behalten - selbst wenn sich Ihre Strategien ändern.

Fordern Sie heute eine Demo an, um zu sehen, wie Rippling die globale Lohnabrechnung vereinfachen kann.

Rippling und seine Tochtergesellschaften stellen keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zur Verfügung. Dieses Material wurde zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu bestimmt, und sollte nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung verstanden werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie an irgendwelchen damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen teilnehmen.