Wie man eine internationale Lohnabrechnung für Mitarbeiter in Polen durchführt (Aktualisiert 2024)

Wenn Sie erstmals Lohnabrechnungen für remote arbeitende Mitarbeiter in Polen durchführen, ermöglicht dies einen guten Start mit Ihren Mitarbeitern in diesem Land. Sollten Sie jedoch einen Schritt übersehen, könnten Sie sich hohen Geldstrafen gegenübersehen oder gar rechtliche Schritte seitens der polnischen Nationalen Steuerverwaltung riskieren. 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung von Lohnabrechnungen in Polen, mit allen notwendigen Informationen, um diese jedes Mal korrekt abzuwickeln.

Schritt #1: Entscheiden Sie, ob Sie Ihre eigene Entität in Polen erstellen oder einen Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR) nutzen wollen

Wenn Sie Mitarbeiter in Polen einstellen und bezahlen möchten, müssen Sie zuerst eine Geschäftsentität in diesem Land gründen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Nutzung eines Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR). Die andere ist, Ihre eigene Rechtseinheit in Polen zu erstellen. 

EORs sind Drittanbieter-Unternehmen, die es Ihnen ermöglichen, Mitarbeiter durch ihre eigenen Entitäten einzustellen und zu bezahlen. Sie sind verantwortlich für die Berechnung und Einbehaltung der entsprechenden Steuern und für die Zahlung Ihrer Steuern an die polnische Nationale Steuerverwaltung (KAS).

Wann, warum und wie nutzen Unternehmen einen EOR?

Wenn Unternehmen ihre Operationen nach Polen und weltweit ausweiten, nutzen sie typischerweise EORs wie Deel, Papaya Global und Rippling, um Lohnabrechnungen zu verwalten, Sozialleistungen auszugeben und internationale Compliance-Probleme zu navigieren.

Dies liegt daran, dass es lange dauern kann, Ihre eigene Rechtseinheit und Lohnabrechnungssystem einzurichten. Es ist eine signifikante administrative Belastung, die kleinere Unternehmen selten haben die Zeit oder Ressourcen zu tragen.

Warum erstellen Unternehmen ihre eigene Entität?

Wenn Sie Ihre eigene Entität erstellen, ersetzt das den EOR als die rechtliche Entität, die Mitarbeiter einstellt und Lohnabrechnungen durchführt. Unternehmen erstellen typischerweise ihre eigenen Entitäten, sobald die Kosten eines EOR die Kosten der Erstellung ihrer eigenen Entitäten überwiegen.

Wie richte ich meine eigene Entität in Polen ein?

Bevor Sie beginnen, sollten Sie prüfen, ob Sie überhaupt ein Unternehmen in Polen registrieren müssen. Wenn Ihr Unternehmen in einem anderen Land der Europäischen Union (EU) ansässig ist und Sie nur vorübergehende, gelegentliche Dienstleistungen in Polen erbringen, müssen Sie möglicherweise nur eine Genehmigung, Konzession oder einen Eintrag in ein Register erhalten, abhängig von der Art der kommerziellen Aktivitäten, die Ihr Unternehmen ausübt. Das polnische Ministerium für Wirtschaftliche Entwicklung und Technologie führt eine Online-Liste dieser Aktivitäten, die jedoch ausschließlich auf Polnisch verfügbar ist. Sollten Sie die Sprache nicht beherrschen, empfiehlt es sich, die relevanten Abschnitte des Dokuments übersetzen zu lassen. 

Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie tatsächlich eine Entität in Polen eröffnen müssen, müssen Sie prüfen, ob Sie zum Handel im Land berechtigt sind. Sie müssen Staatsbürger von Polen oder eines anderen EU- oder EWR-Mitgliedstaates sein oder ein Verwandter eines solchen Staatsbürgers sein. Alternativ benötigen Sie eine dauerhafte oder temporäre Aufenthaltsgenehmigung, den Flüchtlingsstatus, subsidiären Schutz, temporären Schutz in Polen, eine gültige polnische Karte oder ein gültiges polnisches Business Harbour Visum.

Wenn Sie keines dieser Kriterien erfüllen, könnten Sie alternativ eine einfache Niederlassung Ihres bestehenden Unternehmens in Polen eröffnen, was deutlich weniger bürokratischen Aufwand als die Gründung einer neuen Entität erfordert. Eine weitere Möglichkeit ist die Partnerschaft mit einer qualifizierten Person oder das Führen eines Unternehmens durch diese.

Nun müssen Sie entscheiden, welche Art von Unternehmen Sie eröffnen möchten. Wenn Sie Mitarbeiter haben werden, können Sie eine eingetragene Partnerschaft, eine Kommanditgesellschaft auf Aktien, eine Aktiengesellschaft oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) eröffnen. Letzteres ist die häufigste Art von Unternehmen in Polen. 

Wenn Sie sich für die Eröffnung einer GmbH entscheiden und das Mindestkapital von 5.000 PLN haben, können Sie dies auf traditionelle Weise tun, indem Sie einen Notar besuchen, der die Satzung vorbereitet. Alternativ können Sie dies elektronisch tun, indem Sie die Website des Portal of Court Registers besuchen, die nur auf Polnisch verfügbar ist. Hier registrieren Sie ein Konto, richten ein Profil ein, geben die erforderlichen Informationen an und lassen Ihren Antrag elektronisch unterzeichnen. Dann zahlen Sie die Gerichtsinschriftsgebühren und die geschätzte Steuer. 

Nun müssen Sie Ihr Unternehmen im Nationalen Gerichtsregister sowie im Gerichts- und Handelsmonitor registrieren. Im Rahmen dessen müssen Sie den entsprechenden polnischen Klassifikationscode der Tätigkeiten (PKD) angeben, den Sie hier finden können. Sie erhalten dann eine Steueridentifikationsnummer (NIP) und eine statistische Unternehmensnummer (REGON).  

Sie müssen auch innerhalb von 21 Tagen nach der Eintragung Ihres Unternehmens im Nationalen Gerichtsregister und innerhalb von 7 Tagen nach Geschäftsbeginn ein NIP-8 Formular beim Finanzamt einreichen und innerhalb von 7 Tagen ab dem Gründungsdatum einen Antrag beim Zentralen Register der Wirtschaftlichen Eigentümer einreichen.  

Sobald Sie Ihre GmbH registriert haben, werden Sie automatisch bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) als Zahler von Versicherungsbeiträgen für Ihre Mitarbeiter und sich selbst gemeldet. Sie müssen sich jedoch selbst und alle Ihre Mitarbeiter als versicherte Personen innerhalb von 7 Tagen nach der Registrierung Ihres Unternehmens anmelden. Je nach Art Ihres Geschäfts müssen Sie sich möglicherweise auch als Mehrwertsteuerzahler anmelden. Dies tun Sie beim Finanzamt.

Sie müssen kein lokales Bankkonto für die Lohnabrechnung einrichten, aber es ist bequemer, dies zu tun.

Schritt #2: Wählen Sie eine globale Lohnabrechnungssoftwarelösung

Zuerst ist es wichtig zu verstehen, dass es zwei Arten von internationalen Lohnabrechnungslösungen gibt: globale Lohnabrechnungsprozessoren und globale Lohnabrechnungsaggregatoren. Sie können mehr über beide in unserer Anleitung erfahren.

• Globale Lohnabrechnungsprozessoren verarbeiten Ihre Lohnabrechnungen tatsächlich, überweisen Gelder und berechnen und melden Steuern in jedem Land über ihre eigene Software. Einfach ausgedrückt, ermöglichen globale Lohnabrechnungsprozessoren es Ihnen, Ihre internationalen Mitarbeiter genauso einfach zu bezahlen wie Ihre lokalen Mitarbeiter: zusammen in einem einzigen Zahlungslauf.
• Globale Lohnabrechnungsaggregatoren bündeln lokale Lohnabrechnungsanbieter in jedem Land und übermitteln manuell Ihre Lohnabrechnungsdateien an sie.

Sehen Sie Rippling

Schritt #3: Bestimmen Sie den Beschäftigungsstatus Ihrer Mitarbeiter

Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen und sicherlich bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen, ist es entscheidend zu verstehen, wen Sie in den Augen des polnischen Arbeitsrechts bezahlen: Sind Ihre Mitarbeiter Angestellte oder Auftragnehmer?

Es ist essenziell, sie korrekt zu klassifizieren, um große Strafen zu vermeiden. Außerdem, wenn sie Angestellte sind, gibt es Lohnabzüge, für die Sie verantwortlich sind, einschließlich Einkommenssteuer, Rentenversicherung, Invaliditätsversicherung, Arbeitsunfallversicherung und das Mitarbeiterkapitalplan (PPK).

Arbeitsverträge in Polen können befristet sein, was eine Probezeit von nicht länger als 3 Monaten einschließt, oder sie können für eine unbestimmte Zeit sein. Es spielt keine Rolle, wie Sie den Vertrag nennen; wenn die Person gemäß Ihren Anweisungen und unter Ihrer Kontrolle arbeitet, an einem von Ihnen festgelegten Ort und zu einer von Ihnen festgelegten Zeit, und Sie ihnen eine feste Vergütung zahlen, gelten sie nach dem polnischen Arbeitsrecht als Angestellte. Unabhängige Auftragnehmer sind keine Vertreter Ihres Unternehmens, und Sie kontrollieren nicht, wie sie die Arbeit, für die Sie sie bezahlen, ausführen, daher genießen sie nicht die gleichen Rechte wie Angestellte.

Rippling und seine verbundenen Unternehmen bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und soll nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung dienen. Sie sollten vor der Durchführung entsprechender Aktivitäten oder Transaktionen Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren.