Wie man eine internationale Lohnabrechnung für Mitarbeiter in den Niederlanden durchführen (Aktualisiert 2024)

Die Niederlande sind eine ausgezeichnete Wahl für eine ausländische Niederlassung – allerdings kann das Einrichten Ihres Unternehmens, das Einstellen von Mitarbeitern und die Abwicklung der Lohnabrechnung herausfordernd sein.

Dieser umfassende Leitfaden zur Abwicklung der Lohnabrechnung für Mitarbeiter in den Niederlanden führt Sie durch den Prozess der Unternehmensregistrierung, der Einstellung von Mitarbeitern und deren Integration in die Lohnabrechnung. Damit stellen wir sicher, dass Ihre Expansion reibungslos verläuft.

Inhaltsverzeichnis

• Schritt #1: Registrieren Sie sich als Arbeitgeber oder wählen Sie einen EOR
• Schritt #2: Wählen Sie eine globale Lohnabrechnungssoftware
• Schritt #3: Bestimmen Sie den Beschäftigungsstatus Ihrer Mitarbeiter
• Schritt #4: Sammeln Sie Informationen von Ihren Mitarbeitern für die Lohnabrechnung
• Schritt #5: Legen Sie das Gehalt des Mitarbeiters in Euro fest
• Schritt #6: Führen Sie die Lohnabrechnung durch
• Schritt #7: Reichen Sie Ihre monatlichen und jährlichen Steuern ein
• Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung in den Niederlanden

Schritt #1: Registrieren Sie sich als Arbeitgeber oder wählen Sie einen Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR)

Wenn Sie beschließen, eine eigene Einheit in den Niederlanden zu gründen anstatt einen Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR) zu verwenden, den wir weiter unten besprechen, sind hier die Schritte, die Sie unternehmen müssen.

• Wählen Sie die richtige Unternehmensstruktur für Ihr Unternehmen, wählen Sie einen verfügbaren Namen (das Benelux-Büro für geistiges Eigentum wird diese Informationen haben), und besorgen Sie sich eine Geschäftsadresse in den Niederlanden
• Registrieren Sie Ihr Unternehmen bei der Niederländischen Handelskammer (KVK) und der Niederländischen Steuer- und Zollverwaltung

Stellen Sie sicher, dass Sie auch ein niederländisches Bankkonto eröffnen und dass Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, was über die KVK erfolgt.

Darf ich stattdessen einen EOR verwenden?

Ja, es ist völlig in Ordnung, einen Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR) zu verwenden, anstatt selbstständig eine unabhängige Niederlassung Ihres Unternehmens in den Niederlanden zu erweitern. Viele Unternehmen, die in den Niederlanden tätig werden möchten, nutzen EORs, um die erforderlichen mehrfachen Registrierungen abzuschließen, die Lohnabrechnung zu verwalten, Sozialleistungen zu gewähren und internationale Compliance-Anforderungen zu bewältigen. Die Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden erfordert eine erhebliche Zeitinvestition, und die meisten kleineren Unternehmen haben die Ressourcen nicht übrig.

Schritt #2: Wählen Sie eine globale Lohnabrechnungssoftwarelösung

Zuerst ist es wichtig, die zwei Arten internationaler Lohnabrechnungslösungen zu verstehen: Globale Lohnabrechnungsprozessoren und globale Lohnabrechnungsvermittler. Sie können beides in unserem Leitfaden nachlesen.

• Globale Lohnabrechnungsprozessoren bearbeiten tatsächlich Ihre Lohnabrechnung, überweisen Mittel und berechnen und melden Steuern in jedem Land über ihre eigene Software. Einfach ausgedrückt: Globale Lohnabrechnungsprozessoren ermöglichen es Ihnen, Ihre internationalen Mitarbeiter genauso einfach zu bezahlen wie Ihre lokalen Mitarbeiter: zusammen in einem einzigen Zahlungslauf.
• Globale Lohnabrechnungsvermittler fassen lokale Lohnabrechnungsanbieter in jedem Land zusammen und übermitteln manuell Ihre Lohnabrechnungsdateien an sie.

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Schritt #3: Bestimmen Sie den Beschäftigungsstatus Ihrer Mitarbeiter

Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen und mit der Lohnabrechnung beginnen, ist es unerlässlich, dass Sie diese korrekt als Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer klassifizieren. Eine präzise Klassifizierung ist entscheidend, um den niederländischen Gesetzen zu entsprechen.

Es existieren spezifische Kriterien, die Arbeitgeber bei der Klassifizierung eines Mitarbeiters beachten müssen. Diese umfassen:

• Wechselseitige Verpflichtung: Ob es eine verbindliche Zusage des Unternehmens gibt, Arbeit anzubieten und ob der Berater verpflichtet ist, Arbeit zu leisten.
• Persönliche Dienstleistung: Ein Mitarbeiter muss seine Dienste persönlich erbringen, und falls das Recht besteht, einen Ersatz zu benennen, wird dies in der Regel nach Ermessen des Arbeitgebers als solches qualifiziert.
• Kontrolle: Das Maß an Kontrolle, welches das beschäftigende Unternehmen über die Arbeitszeiten und den Arbeitsort eines Arbeiters hat.
• Sonstige Aktivitäten: Ob der Arbeiter außerhalb des beschäftigenden Unternehmens andere Arbeit übernehmen kann und falls ja, in welchem Umfang.
• Bezahlung und Leistungen: Ein Arbeitnehmer wird einen festgesetzten Betrag an einem regelmäßigen Zahlungstermin entsprechend seinen gearbeiteten Stunden erhalten, unabhängig von Leistungszielen oder Projektabschluss.
• Integration: Wie sehr ein Arbeiter in das Unternehmen und sein Management eingebunden ist und wie er von Dritten wahrgenommen wird.
• Anlagen und Ausstattung: Ein unabhängiger Auftragnehmer wird in der Regel seine eigene Ausrüstung und Materialien bereitstellen, um die Dienstleistungen auszuführen, während ein Angestellter darauf vertraut, dass der Arbeitgeber dasselbe bereitstellt.
• Finanzielles Risiko: Welche Partei haftet für eventuelle Verluste aus dem Vertrag. Ein Angestellter wird bezahlt, auch wenn es nicht genug Arbeit gibt, um ihn zu beschäftigen, und trägt kein finanzielles Risiko bei der Arbeit für den Arbeitgeber.
• Steuer: Welche Partei die Steuerlast für die Beschäftigung trägt. Ein selbstständiger freiberuflicher Auftragnehmer ist verantwortlich für die Zahlung seiner eigenen Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, während der Arbeitgeber diese für Angestellte abwickelt.