How to compliantly hire an international workforce

Egal, wo du einstellst, musst du mit den sich verändernden Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen Schritt halten, die sich jedes Jahr ändern können.

Zum Beispiel sind Frankreichs Urlaubsrichtlinien anders als die von Deutschland, das einen anderen Mindestlohn hat als das Vereinigte Königreich, welches wiederum ein anderes Rentensystem hat als Indien, das wieder andere Pflichtschulungen am Arbeitsplatz als Kanada benötigt…

Ohne sorgfältige Überprüfung laufen Unternehmen Gefahr, unwissentlich das Arbeitsrecht in den Ländern zu verletzen, in denen sie Arbeitnehmer beschäftigen. Wie kannst du also globale Compliance überwachen und durchsetzen?

In den folgenden Abschnitten werden wir eine Vielzahl von internationalen Beschäftigungsüberlegungen hervorheben und dann erklären, wie Rippling dabei hilft, internationale Arbeitsgesetze zu überwachen und durchzusetzen, sodass du dies nicht tun musst.

Was ist konforme globale Einstellung?

Konforme globale Einstellung bedeutet, Menschen so einzustellen, dass dies den relevanten Arbeitsgesetzen und Vorschriften in dieser Gerichtsbarkeit entspricht. Und das kann kompliziert werden.

Arbeitsgesetze sind ein Wirrwarr aus Bundes-, Landes- und Provinzvorschriften, die sich sowohl innerhalb als auch zwischen Ländern unterscheiden. Kanada hat beispielsweise 10 Provinzen und drei Territorien, von denen jedes seine eigenen Arbeitsgesetze hat, die sich von denen des benachbarten USA mit 50 Staaten, die unterschiedliche Beschäftigungsregelungen haben, unterscheiden. Es ist entscheidend zu wissen, wo dein neuer Mitarbeiter lebt und alle Gesetze für ihre entsprechende Region einzuhalten.

Warum ist das wichtig? Weil die Kosten für Nichtkonformität hoch sein können. In Kanada gab es beispielsweise kürzlich eine Vergleichszahlung von 153 Millionen Dollar wegen Nichteinhaltung von Überstunden. In Deutschland können Arbeitgeber mit bis zu 500.000 Euro für Verstöße gegen den Mindestlohn bestraft werden.

Behalte im Kopf, dass kein einzelner Faktor ausschlaggebend ist; du möchtest alle relevanten Faktoren in ihrer Gesamtheit betrachten, wenn du neue Mitarbeiter klassifizierst. Sobald du zwischen Auftragnehmer und Arbeitnehmer entschieden hast, kannst du dich darauf konzentrieren, wie du mit ihnen konform arbeiten kannst.

Beispiel: Angenommen, du engagierst einen freiberuflichen Mitarbeiter in Australien. Nach einer Weile fragen sie, ob sie einige Software, die sie für ein bestimmtes Projekt benötigen, als Ausgabe geltend machen können. Es mag wie eine vernünftige Anfrage erscheinen, aber Auftragnehmer bezahlen normalerweise ihre eigene Ausrüstung. Wenn du also zustimmst, könnte ihr Integrationsgrad in dein Unternehmen dem eines Vollzeitmitarbeiters ähneln.

Checkliste für die Einstellung eines internationalen Auftragnehmers

Ausstellen eines Vertrags für Auftragnehmer

Du wirst im Allgemeinen einen Vertrag oder Beratungsvertrag mit dem Auftragnehmer eingehen wollen. Dieser legt wichtige Details über die Art der Geschäftsbeziehung fest, wie zum Beispiel Lohn, Arbeitsstunden, Vertragsdauer und erwartete Leistungen beider Parteien.

Zahlungen an Auftragnehmer einrichten

Du musst diesen Auftragnehmer natürlich bezahlen, also musst du sie in deinem Lohnabrechnungssystem einrichten. Auftragnehmer reichen normalerweise Rechnungen auf Projekt- oder Zeitraumbasis ein, daher muss dein Lohnabrechnungssystem diese Arten von Zahlungsplänen unterstützen. Es muss auch andere Unterschiede unterstützen, die im Vertrag mit dem Auftragnehmer festgelegt sind, wie Zahlungen in lokaler Währung. Auftragnehmer kümmern sich in der Regel selbst um ihre Steuerabzüge.

Achtung vor Fehlklassifizierung

Es gibt weniger Compliance, die man bei der Einstellung eines Auftragnehmers im Ausland beachten muss. Aber stelle sicher, dass du Arbeiter richtig kategorisierst! Wenn du jemanden als Auftragnehmer fehlklassifizierst, der eigentlich ein Angestellter sein sollte, kannst du mit Geldstrafen, Strafen und Zivilklagen konfrontiert werden. Du könntest auch gezwungen sein, rückwirkend Löhne zu zahlen und riskierst einen Reputationsverlust.

Im Jahr 2021 entschied beispielsweise ein niederländisches Gericht, dass Uber-Fahrer tatsächlich Angestellte waren, die Anspruch auf Nachzahlung und Leistungen hatten. Und im Jahr 2015 zahlte FedEx eine Vergleichssumme von 228 Millionen Dollar aus, nachdem es Fahrer in Kalifornien als unabhängige Auftragnehmer fehlklassifiziert hatte.

Da die Risiken so hoch sind, möchtest du vielleicht Hilfe dabei haben, zu bestimmen, ob jemand ein echter Auftragnehmer ist oder besser als Angestellter kategorisiert werden sollte. Wir haben ein Tool entwickelt, das dir hilft zu verstehen, ob du deine Arbeiter fehlklassifizierst, damit du Verstöße gegen Fehlklassifizierungsgesetze vermeiden kannst. Du kannst unser Quiz in 90 Sekunden hier machen.

Checkliste für die Einstellung eines internationalen Mitarbeiters

Während du dir keine Sorgen um Fehlklassifikation machen musst, gibt es viele weitere Compliance-Überlegungen bei der Einstellung von Mitarbeitern.

Ein lokales Unternehmen gründen

Der erste Schritt, um einen Mitarbeiter im Ausland einzustellen, besteht darin, ein lokales Unternehmen in dem Land zu gründen, in dem sie eingestellt werden. Jedes Land hat unterschiedliche Anforderungen an Dokumentation und Beglaubigung, was bedeutet, dass die Zeit, um ein Unternehmen zu gründen, von Land zu Land stark variieren kann.

In einigen Ländern kann dieser Prozess beschwerlich sein. Zum Beispiel kann es Monate dauern, ein Unternehmen in Indien zu gründen, da es eine große Menge an Dokumenten gibt, die beglaubigt und mit einer Apostille versehen werden müssen. In Portugal gibt es strenge Anforderungen, dass Passunterschriften genau mit den Unterschriften auf Registrierungsdokumenten übereinstimmen müssen. Um lokale Unternehmen in Irland, Australien, China und Singapur zu gründen, müssen Sie lokale Direktoren und lokale Kontakte haben, die Einwohner und Staatsangehörige des entsprechenden Landes sind.

Arbeitsverträge ausstellen

Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen können, verlangen die meisten Länder, dass Sie Verträge entwerfen, die wichtige Beschäftigungsbedingungen wie Gehalt, Urlaub, Kündigungsfrist und etwaige lokale Sprachanforderungen festlegen. Sie sollten auch Klauseln hinzufügen, die Ihr geistiges Eigentum schützen.

Es ist wichtig, mit lokalen Rechtsberatern zusammenzuarbeiten, um diese Vereinbarungen an jede lokale Jurisdiktion anzupassen, in der Ihre Mitarbeiter leben. Sie sollten auch nicht-wettbewerbliche und nicht-abwerbende Klauseln beachten, die nur in einigen Ländern rechtlich durchsetzbar sind und oft eine zusätzliche Überlegung oder Zahlung erfordern.

Lokale Richtlinien und obligatorische Schulungen

Viele Länder verlangen von Unternehmen, ihren Mitarbeitern schriftliche Richtlinien zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und zu sexueller Belästigung zur Verfügung zu stellen. Sie müssen wissen, was diese genauen Richtlinien sind und welche Prozesse Sie befolgen müssen.

In einigen Ländern kann ein Unternehmen verpflichtet sein, interne Ausschüsse einzurichten, die bestimmte Unternehmensprozesse zur Schutz der Arbeiter überwachen.

In Indien verlangt zum Beispiel das PoSH-Gesetz (auch bekannt als das Gesetz gegen sexuelle Belästigung von Frauen am Arbeitsplatz), dass jeder Arbeitgeber eine sichere Arbeitsumgebung am Arbeitsplatz gewährleistet. Es erfordert von Arbeitgebern, einen internen Ausschuss mit einem Vorsitzenden, der eine Frau ist und auf höherer Ebene im Unternehmen beschäftigt ist, mindestens zwei Mitarbeitermitgliedern und einem externen Mitglied einzurichten.

Gehaltsabrechnung, Steuern und Abzüge einrichten

Ähnlich wie bei Auftragnehmern müssen Sie jeden Mitarbeiter in Ihr Gehaltsabrechnungssystem eintragen, damit Sie ihn bezahlen können. Bei Mitarbeitern sind Unternehmen jedoch nun verantwortlich für die Einbehaltung von Steuern und das Tätigen anderer erforderlicher Abzüge - einschließlich Boni, Provisionen, Bezahlung von Krankheitstagen und mehr - vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters, die je nach Land unterschiedlich sind.

Die Anforderungen variieren je nach Gerichtsbarkeit und enthalten oft kleine Details, die leicht übersehen werden können. Zum Beispiel sind Arbeitgeber in Kanada, abhängig von der Provinz, in der Regel verpflichtet, Boni, Provisionen und Bezahlung von Krankheitstagen zusätzlich zum Grundgehalt in die Urlaubsbezahlung einzuberechnen.

Arbeitgeber müssen notwendige Kosten im Zusammenhang mit Krankenversicherungsleistungen abziehen, die von Land zu Land variieren. Unternehmen müssen auch zu gesetzlich vorgeschriebenen Schemata beitragen, wie z. B. Pensionsfonds. Sie sollten auch wissen, ob Sie verpflichtet sind, eine Unfallversicherung einzurichten.

Mindestlohn- und Arbeitszeitvorschriften einhalten

Halten Sie sich an den Mindestlohn, Überstunden und Pausenvorschriften? Die meisten Länder legen einen spezifischen Mindestlohn fest, der auf Lebenshaltungskosten und Wechselkursen basiert, wobei einige ihn an spezifische Altersgruppen anpassen. Ebenso hat jedes Land unterschiedliche Standards, wie Überstundenarbeit behandelt wird.

Arbeitserlaubnis überprüfen

Viele Länder erfordern spezifische Dokumente und Prozesse zur Überprüfung der Arbeitserlaubnis, wie den I-9 in den USA, die VEVO-Überprüfung in Australien oder die Verwendung von Mitarbeiterfreigabecodes auf der gov.uk-Website in Großbritannien.

Rechtliche Berichterstattung sicherstellen

Einige Länder haben strenge Berichtspflichten, die demographische Informationen von Arbeitgebern anfordern. Große Arbeitsplätze in den USA müssen zum Beispiel einen EEO-1-Bericht ausfüllen, der das Unternehmen dazu verpflichtet, Informationen über die Jobkategorien, Ethnizität, Rasse, Geschlecht und mehr der Mitarbeiter zu sammeln.

Länder können auch verlangen, dass ein Unternehmen zusätzliche Informationen über ihre behinderten Mitarbeiter im Zusammenhang mit Leistungen und Abzügen einreicht.

Datenschutzrichtlinien einführen

Unternehmen müssen Datenschutzrichtlinien einführen, die mit lokalen Datenschutzgesetzen konform sind, da einige Länder vom Arbeitgeber verlangen, schriftlich klarzustellen, wie die Daten eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz gesammelt und verwendet werden.

Dies ist besonders wichtig für europäische Länder, die der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) folgen, einem Gesetz, das darauf abzielt, persönliche Daten jedes Mitarbeiters, der in der EU lebt, zu schützen.

Das Kündigungsrecht verstehen

Bevor Sie jemanden in einem anderen Land einstellen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Regeln und Protokolle für die Entlassung von Mitarbeitern verstehen.

Du solltest sicherstellen, dass du die Antworten auf diese Fragen kennst:

• Muss ich bestimmte Informationen in Kündigungsvereinbarungen mitteilen?
• Werden bestimmte Leistungsbewertungskriterien vor der Kündigung an mich gestellt?
• Was sind die rechtlichen Gründe für eine faire und unfaire Entlassung?
• Welche Art von Kündigungsmitteilung muss ich geben?
• Welche Art von Kündigungszahlung oder Abfindung muss ich leisten, und variiert dies je nach Betriebszugehörigkeit oder Gehalt?

In Großbritannien zum Beispiel erhalten Mitarbeiter nach zwei Jahren das Recht auf Schutz vor unfairer Entlassung. Wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter nach dieser Zeit entlassen möchte, muss er einen bestimmten Prozess einhalten, der ein Disziplinargespräch und eine mögliche Berufung umfasst. Mitarbeiter können Ansprüche aufgrund unfairer Entlassung stellen, wenn der Prozess nicht sorgfältig befolgt wird.

Du kannst lernen, wie du lokale Compliance-Regelungen proaktiv überwachst und Richtlinien einrichtest, die diese automatisch durchsetzen, indem du unser kostenloses Webinar ansiehst.

Wie man Non-Compliance identifiziert und vermeidet

Offensichtlich gibt es viele Möglichkeiten, in Non-Compliance zu geraten, wenn man als globales Unternehmen operiert. Der beste Weg, dies proaktiv zu vermeiden, ist die Einrichtung von Richtlinien, die den lokalen Anforderungen entsprechen – ob nach Land, Bundesstaat oder Provinz –, wo Du einstellst. Aber ohne die richtige Art von Hilfe kann dies ein HR-Alptraum sein: einer, bei dem Du unzählige Stunden damit verbringst, spezifische Arbeitsgesetze zu suchen, die möglicherweise auf einen einzigen Mitarbeiter zutreffen. Dies wird schnell mühsam, zeitaufwendig und unproduktiv.

Ripplings Standardrichtlinien

Ripplings HRIS verfügt jedoch bereits über eingebaute globale Compliance-Regeln. In unterstützten Ländern berücksichtigt Rippling automatisch:

• Lokalisierte Überstundenrichtlinien
• Lokalisierter Urlaubskalender
• Lokalisierte Freistellungsregelungen (Urlaub, krankheitsbedingte Abwesenheit)
• Lokalisierte Pausenregelungen (Mahlzeit und Ruhezeiten)

Individuelle Richtlinien

Du kannst auch Rippling nutzen, um eigene Compliance-Richtlinien zu erstellen. Auf diese Weise kannst Du auf dem aufbauen, was wir in den Standardeinstellungen festgelegt haben, und es weiter an Dein Unternehmen anpassen, wie zum Beispiel US-Mitarbeitern mehr Urlaubstage als das gesetzlich vorgeschriebene Minimum zu gewähren.

Diese individuellen Richtlinien unterstützen Funktionen wie:

• Automatisierte Benachrichtigungen
• Zugewiesene Aufgaben
• Benutzerdefinierte Berichte
• Automatisierte Umfragen 

Probleme markieren

Ripplings Compliance 360-Produkt sendet automatisch Warnungen, wenn Du von Anforderungen bezüglich abweichst: 

• Globaler Mindestlohn
• Globale Überstunden
• Globale krankheitsbedingte Abwesenheit und obligatorische Pausen
• Globales Compliance-Training
  

Mit einem EOR Compliance verwalten

Dein Unternehmen hat möglicherweise nicht die Zeit, die Ressourcen oder das Know-how, um Compliance manuell zu verwalten. Aber ein Employer of Record (EOR) hilft Dir, Mitarbeiter weltweit konform einzustellen, ohne eine eigene lokale Einheit erstellen oder lokale Arbeitsgesetze beherrschen zu müssen.

Während Du die strategische Arbeit der Unternehmensführung bewältigst, kümmert sich Ripplings EOR um die mühsame Arbeit der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen rund um Lohnsteuern, Anmeldung von Sozialleistungen, obligatorische Schulungen und so vieles mehr.

Ripplings lokale Einheiten bieten konforme Arbeitsverträge, die Dein IP schützen und sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter die Sozialleistungen erhalten, auf die sie Anspruch haben. Sie verwalten auch notwendige Kündigungsdokumente, Mitteilungen und Vergleichsvereinbarungen.

Ripplings natives globales Lohnabrechnungssystem zahlt Auftragnehmern und Mitarbeitern weltweit schnell, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass Du genug Steuern für verschiedene Gerichtsbarkeiten einbehältst.

Ripplings EOR-Dienste gewähren Dir auch Zugang zu lokalen HR-Beratern, die Beratung zu lokalen Arbeitsvorschriften bieten können.

Denn während Compliance wichtig ist, muss es kein Kopfschmerz sein. Fordere heute eine Demo an, um zu sehen, wie Ripplings EOR sicherstellt, dass jeder seine rechtmäßigen Arbeitsbedingungen erhält, egal wo sie leben.

Haftungsausschluss: Dieser Blogbeitrag dient nur zu Bildungszwecken. Er stellt keine (und ist nicht als) Rechtsberatung dar. Leser sollten ihren eigenen Rechtsanwalt für Rat zu ihrer spezifischen Situation kontaktieren. Die Nutzung dieser Website schafft keine Anwalts-Mandanten-Beziehung.