Hoe kunt u internationale freelancers in het Verenigd Koninkrijk betalen? [2024]
Het Verenigd Koninkrijk heeft veel levendige en drukbevolkte steden, zoals Londen, Edinburgh en Cardiff, die allemaal beschikken over getalenteerde Engelssprekende werkzoekenden. Het is dan ook niet vreemd dat veel internationale bedrijven zaken willen doen met hiring independent contractors uit Engeland. Maar welke stappen moet u allemaal nemen als u hen vervolgens conform de Britse wet wil uitbetalen?
In deze gids leert u stapsgewijs hoe u Britse arbeidskrachten kunt classificeren, onboarden en uitbetalen, en daarbij al uw juridische en fiscale verplichtingen nakomt.
Stap #1: Classificeer uw werknemers correct
Hoewel de Britse arbeidswetgeving freelancers niet op dezelfde manier beschermt als fulltime medewerkers, zijn er duidelijke regels over de classificatie van werknemers. Het verkeerd classificeren van uw medewerkers en freelancers (verkapte loondienst) is een ernstige overtreding en kan leiden tot het moeten betalen van achterstallige belastingen en andere financiële boetes van His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC).
Afhankelijk van de specifieke omstandigheden, kunt u de volgende de sancties van het HMRC opgelegd krijgen:
- Betaling van achterstallige belastingen, plus boetes en rente
- Betaling van achterstallige sociale premies en pensioenbijdragen, plus boetes en rente
- Extra financiële boetes
- Strafrechtelijke aanklachten als het bedrijf werknemers opzettelijk verkeerd classificeert om belastingen te ontduiken
- Reputatieschade
Om werkgevers te helpen de boetes te vermijden die voortkomen uit het verkeerd classificeren van werknemers, heeft de HMRC het uiterst eenvoudig gemaakt om de werkstatus van iemand te controleren. Alles wat u hoeft te doen is naar de overheidswebsite te gaan en de Check Employment Status for Tax (CEST) tool te gebruiken. Als u problemen ondervindt of de CEST-tool geen resultaten oplevert, kunt u contact opnemen met HMRC voor hulp.
Hoewel deze tools beschikbaar zijn, is het alsnog verstandig om enige kennis te hebben van de Inland Revenue 35-wetgeving. Deze wetgeving voorkomt dat zelfstandig ondernemers hun belastingverplichtingen ontlopen. Wanneer iemand onder de IR35-wetgeving valt, wordt hij of zij als vaste werknemer beschouwd. Valt iemand daarbuiten, dan is diegene een zelfstandig ondernemer.
Arbeidskrachten worden in het Verenigd Koninkrijk als freelancer geclassificeerd als:
- Ze hun eigen schema's en werkwijzen bepalen.
- Ze niet direct worden gecontroleerd door een specifieke manager binnen het bedrijf
- Ze hun eigen apparatuur en gereedschappen gebruiken om hun werk te voltooien en er niets door de werkgever wordt verstrekt.
- Ze een factuur indienen nadat het is voltooid en pas dan hun betaling ontvangen.
- Ze geen secundaire arbeidsvoorwaarden krijgen.
- Ze niet worden doorbetaald wanneer ze ziek zijn of om andere redenen niet werken.
U zult een samenwerkingsovereenkomst moeten opstellen waarin deze en andere afspraken duidelijk worden vermeld. Sla deze stap niet over en vertrouw niet op mondelinge toezeggingen of bijvoorbeeld e-mailverkeer ter vervanging van een officiële overeenkomst. Een schriftelijk contract is essentieel om uzelf te kunnen beschermen tegen juridische stappen.
Zelfstandig ondernemers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen terwijl werkgevers de verantwoordelijkheid hebben om dit namens hun vaste medewerkers te regelen.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Nu u uw nieuwe werknemer hebt geclassificeerd als een freelancer, is het volgende waar u over na moet denken hoe u hen zult betalen. De gig-economie heeft een enorme vlucht genomen tijdens de COVID-19 pandemie en remote werken is een blijvertje. Beide factoren hebben ervoor gezorgd dat werkgevers meer keuzemogelijkheden hebben dan ooit in het betalen van freelancers, zelfs als ze niet in hetzelfde land wonen als u.
Dit zijn enkele opties om te overwegen voor het uitbetalen van internationale freelancers:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een bankrekening openen in het Verenigd Koninkrijk en vervolgens direct geld storten of een internationale transactie doen met uw Nederlandse bankrekening. Hoewel dit een populaire betalingsmethode is, kunnen fluctuerende wisselkoersen en transactiekosten deze optie minder aantrekkelijk maken.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met maximum bedragen, fluctuerende wisselkoersen en trage verwerkingstijden. Een legitieme freelancer zal u niet snel vragen om een betaling per postwissel, dus wees op uw hoede.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale portemonnees kunnen een uitstekende tool zijn voor het betalen van freelancers die in hetzelfde land wonen, maar bij internationale samenwerkingen ligt dat lastiger. Verschillende landen gebruiken namelijk ook andere soorten platforms. Een van de meest populaire e-wallets in het VK is Revolut.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u Britse medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken
Zoals u zag bij Stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers in het VK te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is om freelancers te betalen via wereldwijd toepasbare salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u medewerkers en freelancers wereldwijd betalen via één enkel systeem.
Stap #4: Schakel hulp in voor het uitvoeren van de salarisadministratie
Werkgevers hoeven zich niet te registreren bij overheidsinstanties wanneer ze freelancers inhuren, omdat deze zelf verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun belastingen. Dit geldt alleen wanneer ze vaste medewerkers aannemen.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in het Verenigd Koninkrijk en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over betalingen aan freelancers in het Verenigd Koninkrijk
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in het VK?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij betalingen aan freelancers in het VK. Freelancers zijn verplicht om al hun eigen belastingen te betalen.
Geldt het Britse minimumloon voor freelancers in het Verenigd Koninkrijk?
Nee. Zelfstandigen, waaronder freelancers, hebben geen recht op het minimumloon. Andere arbowetten zijn mogelijk ook niet van toepassing op freelancers, dus zorg ervoor dat u dit controleert voordat u met hen samenwerkt.
Krijgen freelancekrachten in het VK secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in het VK hebben geen recht op secundaire voorwaarden voor medewerkers. Als u deze toch aanbiedt aan uw freelancer, zal het HMRC waarschijnlijk besluiten om uw classificatie nader te bekijken en loopt u het risico juridisch aansprakelijk te worden gesteld voor verkapt dienstverband.
Kunt u freelancers in het VK betalen in uw eigen munteenheid?
Doorgaans worden freelancers in het Verenigd Koninkrijk betaald in hun lokale munteenheid, de Britse pond (GBP). U kunt ervoor kiezen om freelancers in een andere munteenheid te betalen, maar dit moet expliciet in de overeenkomst met hen worden opgenomen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel GBP als uw eigen valuta.
Kunt u freelancers in het VK handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk dat kleine ondernemers handmatig betalingen aan freelancers verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u werkt met meerdere freelancers in het VK of over andere landsgrenzen heen.
Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetten. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert al uw HR data met payroll, waardoor het handmatig invoeren van gegevens overbodig wordt. Werknemers en Employees freelancers van over de hele wereld kunnen daardoor snel en volgens de regels worden uitbetaald. Bovendien is Rippling een door de HMRC erkende betaalprovider.
Hoe zet je een freelancer/ZZP'er om in een medewerker in het Verenigd Koninkrijk?
While hiring independent contractors over full-time employees can come with flexibility and some financial benefits, sometimes you do need a full-time employee. The challenge is making sure all the legal requirements are in order: UK labor laws require payroll deductions, including pension and social security deductions, benefits, and more for employees that you don't have to worry about for contractors.
Companies are more likely to employ through their own entity if they already have one in the UK. However, companies can still hire employees in the UK without a UK entity through an employer of record service.
Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld. Rippling regelt de secundaire arbeidsvoorwaarden, papierwerk, salarisadministratie en meer, zodat u van onboarding tot offboarding aan alle wetten voldoet.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
