Nieuwe werknemer checklist: Een stap-voor-stap gids voor het inwerken van werknemers in Australië
Wanneer je een nieuwe werknemer in Australië in dienst neemt, moet je hen onboarden. De formaliteiten van dit proces - het verstrekken van de nodige formulieren, het verzamelen van belastinginformatie en het instellen van hun e-mailaccount - zijn belangrijk. Maar het is net zo cruciaal om ze zich op hun gemak te laten voelen in hun nieuwe werkomgeving.
Een sterke inwerkproces kan een werknemer helpen hun beste werk te doen. Het kan ook je human resources afdeling behoeden voor grote problemen in de toekomst. Volgens onderzoek van MYOB, een platform voor bedrijfsbeheer, zou 71% van de Australiërs overwegen een bedrijf te verlaten als ze een slechte inwerkervaring hadden. En volgens HR Expert Australië gebeurt meer dan een vijfde van de werknemersverloop binnen de eerste 45 dagen van een nieuwe werknemer.
Dus hoe leg je de basis voor een vervullende relatie met je nieuwe werknemer? Onze onboarding checklist dekt wat je moet weten - van formulieren en naleving van wetgeving tot apparaten, toegang tot apps, training, en een 90-dagen plan om ervoor te zorgen dat je nieuwe werknemers succesvol zijn, ver voorbij hun eerste dag.
Voor hun eerste dag
- Vind de relevante award categorie. Australië heeft meer dan 100 "Moderne Awards," die verschillende minimum werkomstandigheden bepalen afhankelijk van de industrie en functiecategorie van een werknemer. De Fair Work Ombudsman van de Australische overheid heeft een online tool die werkgevers begeleidt naar de award die ze moeten gebruiken voor hun nieuwe werknemer. Er is ook een Pay and Conditions Tool die ervoor zorgt dat je voldoet aan de minimumloonvereisten specifiek voor de award.
- Zorg ervoor dat de werknemer legaal in Australië kan werken. Als je nieuwe werknemer geen Australische burger of permanente inwoner is, hebben ze een werkvisum nodig. Het Department of Home Affairs van Australië beheert verschillende soorten visa. Om te zien of de toekomstige werknemer het visum heeft dat ze nodig hebben, kun je een Visa Entitlement Verification Online (ook bekend als een VEVO Check) uitvoeren. Lees onze gids over werkvergunningen in Australië voor meer informatie.
- Voer een antecedentenonderzoek uit. Antecedentenonderzoeken zijn legaal in Australië zolang je eerst geïnformeerde toestemming van de sollicitanten krijgt. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het beschermen van de persoonlijke informatie van de nieuwe werknemer en voor het behouden van hun vertrouwelijkheid. Lees onze volledige gids over antecedentenonderzoeken in Australië om meer te leren.
- Stuur een aanbiedingsbrief. Een aanbiedingsbrief, in Australië een arbeidsovereenkomst genoemd, is een juridische overeenkomst tussen een nieuwe werknemer en hun werkgever. Zorg ervoor dat het de juiste informatie bevat om in overeenstemming te zijn met Australische arbeidswetten: de positie en contactinfo van de nieuwe werknemer, hun werkdagen en -uren, compensatie en minimale rechten, het ontslagbeleid (inclusief details over proefperiodes) en andere bepalingen relevant voor jouw bedrijf. Lees onze volledige gids over het maken van aanbiedingsbrieven voor werknemers in Australië.
- Verschaf een Fair Work Information Statement. Werkgevers moeten alle werknemers dit document geven, dat hun minimale werkvoorwaarden en rechten onder de Nationale Werkstandaarden uitlegt.
- Vul ander noodzakelijk papierwerk in. Naast de arbeidsovereenkomst en Fair Work Information Statement, zijn gangbare formulieren onder andere de superannuatie garantie, belastingdocumenten, juridische overeenkomsten, geheimhoudingsverklaringen, en informatie over gezondheid en veiligheid op het werk en noodprocedures. Afhankelijk van je onboardingssoftware kan het instellen van deze documenten meerdere e-mailketens met stakeholders en ondertekenaars door de hele organisatie omvatten.
Rippling staat je toe om elk papierwerk digitaal te verzenden, te ondertekenen en op te slaan in één systeem
Bekijk Rippling- Bereid je voor op belastinginhoudingen. Je moet belastingbetalingen namens je nieuwe werknemer doen via een proces genaamd pay-as-you-go (PAYG) inhouding. Zorg ervoor dat je geregistreerd bent voor dit bij de Australian Taxation Office (ATO), en dat je het Tax File Number (TFN) van de nieuwe werknemer hebt. Australische bedrijven die aanvullende werknemersvoordelen bieden, moeten mogelijk een randvoordelenbelasting betalen. Sommige kleine bedrijven die meer dan een bepaalde loondrempel (dit varieert per staat en territorium) uitbetalen, moeten een regionale loonbelasting betalen.
- Ken het pensioenfonds voor hun super garantie. Je bent verplicht om bijdragen aan het pensioensysteem (in Australië superannuatie genoemd) te doen naar een fonds van de keuze van de werknemer, dus zorg ervoor dat ze een standaard keuze formulier hebben vier weken voor hun startdatum. Je hebt ook een standaardfonds nodig, als de nieuwe werknemer besluit niet hun eigen te kiezen.
- Schrijf ze in voor voordelen. In aanvulling op superannuatie, zijn werknemerscompensatie, vakantiegeld, ziekteverlof en ouderschapsverlof alle verplichte voordelen in Australië. De exacte rechten kunnen variëren per award en staat of territorium (vind de uiteenzetting in onze gids voor werknemersvoordelen in Australië).
- Voeg ze toe aan de loonlijst. Je moet in Australië gevestigde werknemers betalen in Australische dollars (AUD) tenzij je specifiek hun schriftelijke toestemming hebt verkregen om ze in een andere valuta te betalen. Je moet ook de payrollinformatie rapporteren aan de ATO via zijn Single Touch Payroll (STP) systeem, dus zorg ervoor dat je er correct voor ingeschreven bent. Bekijk onze volledige gids voor het uitvoeren van payroll voor werknemers in Australië.
- Bestel en configureer hun apparaten. Of ze nu op locatie of op afstand werken, je nieuwe medewerker heeft de juiste tools nodig om hun werk te kunnen doen. Om hen snel aan de slag te laten gaan, zorg ervoor dat je alle apparaten bestelt en configureert die ze nodig hebben voor hun eerste dag.
- Zet hun app-accounts op. Er zijn zoveel apps om bij te houden… Email, Slack, Zoom, Figma, enzovoort. Je nieuwe werknemer zou zich geen zorgen moeten maken over toegang krijgen tot de tools die ze nodig hebben als ze net beginnen. Zet hun app-accounts van tevoren op, zodat alles klaar is voor een soepele (en snelle) aanmelding.
Stel nieuwe werknemers binnen 5 minuten in met salarisadministratie, secundaire voorwaarden, apps en IT-apparaten
Bekijk Rippling- Bereid alle bronnen voor die ze nodig zullen hebben. Deze kunnen inhouden:
- Een kopie van je inwerk checklist
- Een handboek voor medewerkers
- De missieverklaring, beleid en waarden van je bedrijf
- Een lijst van teamleden
- Een overzicht van hun eerste dag
- Hun functieomschrijving en belangrijkste prioriteiten
- Alle andere rol-specifieke bronnen die ze nodig kunnen hebben
- Plan hun introductie. Plan van te voren introductie-evenementen voor je nieuwe werknemer. Dit kan een 1-op-1-gesprek met hun manager zijn, eventuele vergaderingen met hun team, of zelfs een teamuitje op hun eerste dag – lunch is een geweldige optie! Laat iedereen van tevoren weten, zodat ze kunnen komen.
- Stuur een welkomstemail. Maak een welkomstmail met alle details over wat je nieuwe werknemer kan verwachten op hun eerste dag. Dit kan een agenda voor de eerste dag omvatten, aantekeningen over kantoorbeleid, een FAQ over hun eerste dag, en alles wat ze nodig hebben om zich comfortabel te voelen.
Op Dag 1
- Zorg ervoor dat hun werkplek klaar is. Als je nieuwe werknemer op kantoor werkt, zorg er dan voor dat hun bureau klaar staat met alles wat ze nodig hebben. Pas hun werkplek aan met een naambordje, en overweeg om hen te begroeten met een welkomstgeschenk op hun eerste dag om een goede eerste indruk te maken.
- Stuur een "welkom in het team" email. Je wilt ook een e-mail naar je bedrijf sturen om de nieuwe werknemer voor te stellen, een korte bio en hun functieomschrijving geven, en collega’s aanmoedigen om langs te komen en hallo te zeggen. Dit kan je nieuwe werknemer een eerste blik geven op de bedrijfscultuur die ze kunnen verwachten. Leer hoe je de perfecte "welkom in het team" e-mail maakt met onze gids.
- Geef ze een agenda om te beginnen. Het is moeilijk voor nieuwe werknemers om hun verantwoordelijkheden op de eerste dag te begrijpen zonder een agenda. Geef ze, via e-mail of persoonlijk, een plan voor wat ze kunnen verwachten tijdens hun eerste dagen op het werk, inclusief vergaderingen, opdrachten en andere verantwoordelijkheden.
- Plan een 1-op-1 met hun manager. De supervisor van je nieuwe werknemer zal een belangrijk klankbord zijn gedurende hun tewerkstelling. Begin de relatie goed door een eerste vergadering te plannen om eventuele vragen aan te pakken. Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer zich comfortabel voelt bij het geven en ontvangen van feedback, aangezien deze tweerichtingsuitwisseling wordt aangemoedigd op de meeste Australische werkplekken.
- Plan een afspraak met hun inwerk-buddy of mentor. Het is handig om een vriendelijke collega te kiezen om je nieuwe werknemer door de inwerkperiode te leiden. Plan tijd voor deze ontmoeting en onthoud dat het informeel kan zijn – overweeg om hen te trakteren op een flat white in het plaatselijke koffiehuis.
- Organiseer een evenement om kennis te maken met hun team of dichtstbijzijnde collega's. Of het nu binnen of buiten het kantoor is (of virtueel), een meet-and-greet met alle leden van het team van de nieuwe werknemer doorbreekt het ijs, terwijl ervoor wordt gezorgd dat de nieuwe medewerker weet met wie ze zullen samenwerken en hoe ze hen kunnen bereiken.
- Geef een rondleiding door het kantoor. Als je nieuwe werknemer persoonlijk werkt, loop dan met hen hun nieuwe kantoor rond nadat ze zich hebben geïnstalleerd aan hun bureau. Laat hen de badkamers, keuken en opslagruimtes zien, en geef hen een algemeen idee van waar ze collega's kunnen vinden waarmee ze gaan samenwerken. Dit is ook een goed moment om hen kort aan eventuele collega’s voor te stellen.
- Geef ze een contactenlijst. Deel aan het einde van de dag een "spiekbriefje" met de bedrijfslijst - namen, functietitels en contactinformatie op alle platforms - om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker weet bij wie ze terecht kunnen voor specifieke vragen.
Tijdens hun eerste 90 dagen
- Organiseer organisatorische en rol-specifieke training. Het doel van je nieuwe medewerker in hun eerste maanden zou moeten zijn om over jouw bedrijf en hun rol daarin te leren. Begin binnen hun eerste week met organisatorische training, waarbij ze de taak hebben om over het bedrijf, de doelen, de missie en de waarden te leren. Schakel vervolgens over naar rol-specifieke training die hen zal helpen specifieke vaardigheden en informatie te leren die ze nodig hebben om te slagen in hun positie. De Australische overheid biedt een reeks ondersteuningsprogramma's om bepaalde vaardigheidstrainingen te helpen financieren, waaronder werkklare en nieuwe ondernemerschap stimulansen.
- Wijs werk toe en help ze doelen te stellen. Nieuwe medewerkers nemen veel informatie op in hun eerste maanden op het werk. Dus, het is geen verrassing dat hun werk niet meteen perfect zal zijn. Wanneer je werk toewijst, begin dan langzaam en moedig ze aan om vragen te stellen wanneer dat nodig is. Overweeg realistische doelen met hen te stellen die, indien bereikt, je in staat stellen om hen meer verantwoordelijkheid te geven.
- Plan check-ins en mentorschap om ze op koers te houden. Met een nieuwe medewerker inchecken helpt je om de voortgang bij te houden. Ze zijn ook de perfecte ruimte om doelen te herzien en te beoordelen. Ongeacht hoe vaak deze vergaderingen zijn, streef ernaar om ze op regelmatige tijdstippen te plannen om consistentie te waarborgen.
- Bied regelmatig feedback terwijl ze zich inwerken. Het geven van regelmatige feedback is cruciaal om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker op koers blijft met hun doelen. Houd er rekening mee dat, vergeleken met de Noord-Amerikaanse werk cultuur, Australische werkplekken vaak informeler kunnen aanvoelen; je kunt dingen speels en humoristisch houden en toch je punt overbrengen.
- Zoek hun feedback over hoe je de onboarding-ervaring kunt verbeteren. Feedback is een tweerichtingsstraat, vooral in Australische werk omgevingen, die minder stijve hiërarchieën hebben. Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker zich gesterkt voelt om hun mening te geven over bedrijfsprocessen.
Nieuwe werknemers in Australië inwerken is makkelijk—en snel—met Rippling
Als je werknemers, freelancers, of remote medewerkers in Australië gaat aannemen, heb je meer nodig dan alleen een checklist voor nieuwe werknemers: je hebt Rippling nodig.
Rippling maakt het gemakkelijk om werknemers en freelancers over de hele wereld te onboarden en te beheren—in één systeem dat helpt om je compliant te houden met lokale arbeidswetten en -regelgeving.
En met Rippling is nieuwe werknemers inwerken een makkie. Voltooi en verifieer achtergrond onderzoeken, schrijf en stuur aanbiedingsbrieven, verzend, onderteken en bewaar digitale documenten, en lokaliseer inwerkmaterialen voor het land van je nieuwe werknemer—allemaal vanuit één centraal platform.
Rippling en zijn gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is alleen voor informatieve doeleinden opgesteld en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.
Laatst bewerkt: April 10, 2024
