Hoe voer je de internationale salarisadministratie uit voor werknemers in Polen (bijgewerkt in 2024)

Als je voor het eerst de salarisadministratie voor externe werknemers in Polen uitvoert, is het belangrijk om het goed te doen, zodat je meteen goed van start kunt gaan met je werknemers in dat land. Als je echter een stap overslaat, loop je het risico om duizenden dollars aan boetes op te lopen, of zelfs juridische stappen van de Poolse Nationale Belastingdienst.

Hier is een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van de salarisadministratie in Polen, met alles wat je nodig hebt om het elke keer goed te doen.

Stap #1: Beslis of je je eigen entiteit in Polen wilt creëren of een Employer of Record (EOR) wilt gebruiken

Als je medewerkers in Polen wilt inhuren en betalen, moet je eerst een bedrijfsentiteit in dat land opzetten. Een manier om dit te doen is door een Employer of Record (EOR) te gebruiken. De andere is om je eigen juridische entiteit in Polen te creëren. 

EOR's zijn derde partij bedrijven die je toestaan om medewerkers in dienst te nemen en te betalen via hun eigen entiteiten. Ze zijn verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van de juiste belastingen en voor het betalen van je belastingen aan de Poolse Nationale Belasting Administratie (KAS).

Wanneer, waarom en hoe gebruiken bedrijven een EOR?

Wanneer bedrijven hun activiteiten uitbreiden naar Polen - en over de hele wereld - gebruiken ze meestal EOR's zoals Deel, Papaya Global, en Rippling om de loonadministratie uit te voeren, voordelen uit te geven en internationale nalevingskwesties aan te pakken.

Dit is omdat het opzetten van je eigen juridische entiteit en loonadministratiesysteem veel tijd kan kosten. Het is een aanzienlijke administratieve last waar kleinere bedrijven zelden de tijd of middelen voor hebben.

Waarom creëren bedrijven hun eigen entiteit?

Als je je eigen entiteit creëert, vervangt dat de EOR als de juridische entiteit die medewerkers in dienst neemt en de loonadministratie uitvoert. Bedrijven creëren meestal hun eigen entiteiten zodra de kosten van een EOR hoger zijn dan de kosten van het creëren van hun eigen entiteiten.

Hoe richt ik mijn eigen entiteit op in Polen?

Voordat je begint, moet je controleren of je überhaupt een bedrijf in Polen moet registreren. Als je bedrijf gevestigd is in een ander land van de Europese Unie (EU) en je alleen tijdelijke, incidentele diensten levert in Polen, heb je mogelijk alleen een vergunning, concessie of vermelding in een register nodig, afhankelijk van het type commerciële activiteiten waarmee je bedrijf zich bezighoudt. Het Poolse Ministerie van Economische Ontwikkeling en Technologie onderhoudt een online lijst van deze activiteiten, maar deze is alleen beschikbaar in het Pools, dus als je niet vloeiend Pools spreekt, laat dan iemand de relevante delen van het document voor je vertalen. 

Als je hebt vastgesteld dat je toch een entiteit in Polen moet openen, moet je je recht om te handelen in het land controleren. Je moet een burger zijn van Polen of van een ander EU- of Europese Economische Ruimte (EER)-lidstaat of een familielid zijn van iemand die burger is. Anders moet je als alternatief een permanente of tijdelijke verblijfsvergunning, de vluchtelingenstatus, dochterbescherming, tijdelijke bescherming in Polen, een geldige Poolse Kaart of een geldig Pools Business Harbour-visum hebben. 

Als je aan geen van deze vereisten voldoet, kun je ervoor kiezen om simpelweg een Pools filiaal van je bestaande bedrijf te openen, wat aanzienlijk minder papierwerk inhoudt dan het starten van een volledig nieuwe entiteit. Als alternatief kun je een partnerschap aangaan met iemand die in aanmerking komt, of een bedrijf runnen.

Nu moet je beslissen wat voor soort bedrijf je wilt openen. Als je medewerkers gaat hebben, kun je een geregistreerd partnerschap, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (B.V.), een naamloze vennootschap (N.V.) of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (sp. z o.o.) openen. De laatste is het meest voorkomende type bedrijf in Polen.

Als je besluit een sp. z o.o. te openen en het minimumkapitaal van PLN 5.000 hebt, kun je dit op traditionele wijze doen door een notaris te bezoeken die de statuten zal opstellen. Je kunt het ook elektronisch opzetten door de website van het Hof van Registers te bezoeken, die alleen in het Pools beschikbaar is. Hier registreer je een account, stel je een profiel in, geef je de vereiste informatie en laat je je aanvraag elektronisch ondertekenen. Vervolgens betaal je de inschrijvingskosten van het hof en de geschatte belasting.

Nu moet je je bedrijf registreren in het Nationaal Gerecht Register en in de Rechtbank en Handelsmonitor. Als onderdeel hiervan moet je de juiste Poolse Classificatie van Activiteiten (PKD) code verstrekken, die je hier kunt vinden. Je krijgt dan een belastingidentificatienummer (NIP) en een statistisch nummer van bedrijven (REGON).  

Je moet ook een NIP-8 formulier indienen bij de belastingdienst, binnen 21 dagen na het inschrijven van je bedrijf in het Nationaal Gerechtsregister en binnen 7 dagen na het starten van zaken, en een aanvraag indienen bij het Centraal Register van Werkelijke Begunstigden binnen 7 dagen vanaf de datum van oprichting.  

Zodra je je sp. z o.o. hebt geregistreerd, word je automatisch gemeld aan het Poolse Sociale Verzekeringsinstelling (ZUS) als betaler van verzekeringsbijdragen voor je medewerkers en jezelf. Je moet echter jezelf en al je medewerkers ook registreren als verzekerden binnen 7 dagen na de registratie van je bedrijf. Afhankelijk van de aard van je bedrijf, moet je je mogelijk ook registreren als btw-plichtige. Dit doe je bij het belastingkantoor. 

Je hoeft geen lokale bankrekening voor de salarisadministratie op te zetten, maar het is handiger om dit wel te doen.

Stap #2: Kies een wereldwijde salarisadministratie softwareoplossing

Eerst is het essentieel om de twee soorten internationale salarisadministratie oplossingen te begrijpen: wereldwijde salarisverwerkers en wereldwijde salarisaggregators. Je kunt beide in onze gids bekijken.

• Wereldwijde salarisverwerkers verwerken daadwerkelijk je salarisadministratie, verzenden fondsen en berekenen en dienen belastingen in elk land in via hun eigen software. Simpel gezegd, wereldwijde salarisverwerkers stellen je in staat om je internationale medewerkers net zo gemakkelijk te betalen als je lokale medewerkers: samen in één betalingsrun.
• Wereldwijde salarisaggregators bundelen lokale salarisadministratieaanbieders in elk land en verzenden handmatig je loonbestanden naar hen.

Bekijk Rippling

Stap #3: Bepaal de arbeidsstatus van je werknemers

Voordat je je nieuwe medewerkers aan boord neemt, en zeker voordat je de salarisadministratie uitvoert, is het cruciaal om te begrijpen wie je betaalt in de ogen van de Poolse arbeidswet: Zijn je werknemers medewerkers of freelancers?

Het is essentieel om ze correct te classificeren om grote boetes te voorkomen. Ook, als ze medewerkers zijn, zijn er loonheffingen waarvoor je verantwoordelijk bent, waaronder inkomstenbelasting, pensioenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, werkongevallenverzekering en het werknemerskapitaalplan (PPK).

Arbeidsovereenkomsten in Polen kunnen voor een bepaalde tijd zijn, wat een proefperiode van niet langer dan 3 maanden zou omvatten, of ze kunnen voor onbepaalde tijd zijn. Het maakt niet uit hoe je het contract noemt; als de persoon werkt volgens jouw instructies en onder jouw controle, op een plaats en tijd die je hebt gespecificeerd, en je betaalt ze een vaste vergoeding, worden ze beschouwd als werknemers onder de Poolse arbeidswetgeving. Onafhankelijke freelancers zijn geen vertegenwoordigers van je bedrijf, en je controleert niet hoe ze het werk doen waarvoor je ze betaalt, dus ze genieten niet van dezelfde rechten als werknemers.

Rippling en zijn gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te verstrekken, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.