Zo kunt u internationale freelancers in China betalen [2024]

Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in China te betalen

Als onderdeel van het onboarding-proces, is het belangrijk om met de freelancer af te spreken hoe er betaald zal worden. Werkgevers hebben onder andere de volgende opties om dat te doen:

• Directe storting. U kunt uw Chinese bankrekening gebruiken om rechtstreeks geld te storten op de rekeningen van uw freelancers. Er kunnen dan wel transferkosten van toepassing zijn en het is belangrijk om te beseffen dat wisselkoersen variëren.
• Bankoverschrijvingen. Bankoverschrijvingen stellen u in staat om internationale overboekingen te doen. China gebruikt SWIFT voor internationale overschrijvingen.
• Papieren cheques. U kunt papieren cheques gebruiken als uw Chinese freelancer geen directe storting wil instellen of de informatie voor een bankoverschrijving niet wil invullen. Elektronische betaling heeft echter meestal de voorkeur in heel China.
• Internationale postwissels. Hoewel dit een veilige manier is om geld te verplaatsen, kan deze betalingsmethode traag zijn. De werkgever moet fysiek de postwissel aanschaffen en de freelancer moet deze handmatig storten bij ontvangst. Bovendien kunnen freelancers deze betalingsmethode moeilijk vinden als ze niet gemakkelijk toegang hebben tot een bank of postkantoor om de wissel te verwerken. Daarnaast kunnen postwissels kosten met zich meebrengen en kunnen wisselkoersen ongunstig zijn.
• Digitale portemonnees. In dit scenario kunt u geld overmaken van de rekening van uw bedrijf naar de bankrekening of betaalkaart van de ontvanger. Wisselkoersen kunnen variëren en er kunnen kosten in rekening worden gebracht.
• Betalingsplatforms. Niet alle digitale betalingsplatforms zijn beschikbaar in China. China is ook streng over welke betalingsplatforms in het land zijn toegestaan. PayPal en Wise zijn legale, toegankelijke opties. Ook Alipay en WeChat Pay staan betalingen in RMB toe, wat een beperkte valuta is. Er kunnen echter overdrachtskosten zijn en wisselkoersen kunnen van dag tot dag veranderen, waardoor het moeilijk wordt om uw uitgaven te voorspellen.
• Internationale salarisadministratie. Freelancers worden doorgaans niet opgenomen in de salarisadministratie omdat ze niet onderworpen zijn aan dezelfde inhoudingen als medewerkers. In plaats daarvan worden freelance facturen meestal door de crediteurenadministratie verwerkt. Met Rippling is het echter eenvoudig om Chinese freelancers en andere internationale werknemers via één systeem te betalen.

Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Chinese freelancers te verwerken.

Hoewel er veel verschillende manieren zijn waarop u Chinese aannemers kunt betalen, is de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen door salarisadministratiesoftware in te zetten. Met Rippling betaalt u freelancers en medewerkers via één systeem.

Stap #4: Zorg ervoor dat uw Chinese freelancers over de juiste belastinginformatie beschikken

In China houden werkgevers geen inkomstenbelasting in en betalen deze ook niet voor freelancers. Sterker nog, dit wel doen kan het risico verhogen dat de werkrelatie als verkapt dienstverband wordt gezien. Freelancers in China moeten dus hun eigen belasting berekenen en indienen.

Werkgevers gevestigd in Nederland moeten rekening houden met de naleving van belastingwetten. Werkgevers moeten bijvoorbeeld de wettelijke naam, geboortedatum, contactgegevens, bankrekeninginformatie en identiteitsnummer (of BSN) van hun freelancer opvragen. De Belastingdienst verplicht werkgevers daarnaast om hun buitenlandse onafhankelijke werknemers een Formulier Modelovereenkomst te laten invullen. Vervolgens vullen werkgevers een IB47-formulier in waarin details over de internationale freelancer worden beschreven.

Fiscale naleving kan verwarrend en uitdagend zijn—maak een fout en u loopt het risico problemen te ondervinden met de belastingdienst in beide landen. Daarom is het belangrijk om een belastingexpert te raadplegen voordat u met Chinese freelancers gaat werken.

Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld.

Het beheren van uw internationale personeelsbestand is een fluitje van een cent met Rippling. Betaal uw freelancers in China en andere landen via één enkel systeem.

Veelgestelde vragen over de salarisadministratie voor freelancers in China

Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in China?

Nee, wanneer u samenwerkt met freelancers in China bent u niet verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen. Daar zijn ZZP’ers zelf verantwoordelijk voor.

Geldt het Chinese minimumloon voor freelancers in China?

Nee, wetten omtrent het minimumloon en andere arbeidswetten zijn niet van toepassing op freelancers in China. In plaats daarvan onderhandelen zij hun eigen tarieven.

Krijgen Chinese freelancers secundaire voorwaarden?

Nee, Chinese freelancers hebben geen recht op secundaire voorwaarden en het verstrekken van dergelijke voorwaarden verhoogt zelfs de kans op een verkeerde classificatie.

Kunt u freelancers in China in uw eigen valuta betalen?

U kunt freelancers betalen in Chinese yuan (CNY) of renminbi (RMB), want deze termen zijn uitwisselbaar voor hun valuta. Het is ook mogelijk om hen in uw eigen valuta te betalen, maar alleen als dit schriftelijk wordt overeengekomen. Als u uw Chinese freelancers in een andere valuta betaalt, moeten zij mogelijk een wisselkoers betalen en wachten tot de transacties verwerkt worden.

Welke informatie heeft u nodig van freelancers in China?

Bij de onboarding van een nieuwe Chinese freelancer, zult u de volgende gegevens moeten opvragen:

• Naam (overeenkomstig met de rekening waarop u de betalingen stort)
• Geboortedatum en startdatum van de werkzaamheden
• Contactgegevens, inclusief hun e-mailadres en fysieke postadres in China
• Identiteitscertificaatnummer; voor werknemers met een Chinese identiteitskaart is hun belastingidentificatienummer (TIN) hetzelfde als hun identiteitsnummer. Werknemers met paspoorten of andere identiteitsbewijzen krijgen echter een TIN van het lokale belastingkantoor. In sommige delen van China kunnen paspoortnummers worden erkend als TIN's voor buitenlanders.
• Bankrekeninginformatie of andere betalingsinformatie

Kunt u freelancers in China handmatig betalen?

Ja, u kunt Chinese freelancers handmatig betalen. Hoewel het gebruikelijk is voor kleine ondernemers om dit te doen om kosten te besparen, kan het proces tijdrovend zijn, vooral als uw bedrijf groeit of als u met meerdere buitenlandse freelancers werkt. Handmatige verwerking van betalingen brengt ook enkele risico's met zich mee:

• Naleving van wetgeving. Het handmatig runnen van de salarisadministratie brengt het risico van menselijke fouten of nalatigheid met zich mee. Rippling kan uw bedrijf beschermen door automatisch te zorgen voor naleving van de lokale wetten.
• Beveiliging. Het gebruik van spreadsheets of papieren documenten brengt veiligheidsrisico’s met zich mee, omdat gevoelige gegevens van freelancers kunnen worden verloren, gestolen of misbruikt.
• Ervaring voor freelancers. Handmatige betalingen kunnen traag en verwarrend zijn. Verwerkingstijden zijn niet altijd duidelijk en freelancers weten misschien niet precies waarvoor ze betaald worden, wat voor een frustrerende ervaring kan zorgen.

Rippling automatiseert de salarisadministratie door alle HR-gegevens van uw bedrijf te synchroniseren met de financiële administratie en maakt handmatige gegevensinvoer daardoor overbodig. Uw internationale freelancers en medewerkers worden daardoor snel en in overeenstemming met de wet betaald, ongeacht waar ze wonen.

Hoe verandert u een freelancer in een loondienstmedewerker in China?

Of u nu misclassificatie wilt voorkomen, uw freelancer officieel onderdeel van het team wilt maken of dat u uw intellectuele eigendom beter wilt beschermen, er zijn veel redenen om een freelancer op de loonlijst te zetten. Om freelancers om te zetten naar voltijdse medewerkers, moet u dezelfde onboarding doorlopen als bij elke andere nieuwe werknemer:

• Als u nog geen andere Chinese medewerkers hebt, moet u beslissen of u een lokale entiteit wilt oprichten of een Employer of Record (EOR) wilt gebruiken om hen op legale wijze in China aan te nemen. Rippling EOR kan u helpen om freelancers eenvoudig aan uw personeelsbestand toe te voegen.
• Voorzie medewerkers van een arbeidsovereenkomst en een personeelshandboek in het standaard Chinees, beiden moeten zij ondertekenen. Zorg voor naleving op het gebied van onder andere minimumloon, secundaire arbeidsvoorwaarden, werktijden, feestdagen en ontslagvergoedingen.
• Als u geen Employer of Record (EOR) gebruikt, registreert u uw medewerkers zelf bij de belastingdienst en andere relevante overheidsinstellingen. Het is overigens slim om dit wél uit te besteden aan een EOR, gezien u daarmee veel tijd bespaart.
• Verifieer hun gegevens, waaronder hun volledige naam, nationaliteit, geboortedatum, datum van indiensttreding, contactinformatie, identiteitscertificatienummer en salarisinformatie. Vanwege de strikte Persoonlijke Informatie Beschermingswet in China, is het belangrijk dat u alleen noodzakelijke gegevens verzamelt en veiligheidsmaatregelen treft om deze gegevens te beschermen.
• Zodra u de salarisadministratie uitvoert, moet u federale inkomstenbelasting inhouden en indienen, evenals sociale premies voor bijvoorbeeld pensioenen en verzekeringen voor medische zorg.

Rippling en zijn gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.