Cómo pagar a contratistas internacionales en los Países Bajos

Paso #3: Redactar y firmar un modelo de acuerdo

Para ayudar a prevenir la clasificación errónea, empleadores y contratistas en los Países Bajos pueden utilizar un "modelo de acuerdo", un contrato estándar elaborado por la Administración Tributaria y Aduanera de los Países Bajos para zzp'ers y sus clientes. La autoridad tributaria ofrece tres tipos de modelos de acuerdos:

• Modelos de acuerdos generales, que cubren la mayoría de las relaciones estándar entre contratistas y clientes.
• Modelos de acuerdos específicos para sectores o profesiones, que son específicos para ciertas industrias y tipos de trabajo.
• Modelos de acuerdos individuales, que son creados por contratistas y luego ofrecidos para uso gratuito por cualquier otra persona que trabaje en la misma profesión.

También es una opción redactar tu propio modelo de acuerdo y luego hacerlo evaluar por la Administración Tributaria y Aduanera de los Países Bajos, pero con tantos modelos de acuerdos aceptados ya disponibles para su uso, generalmente es más rápido utilizar un acuerdo existente.

Paso #4: Proporcionar condiciones de trabajo seguras

Aunque los contratistas en muchos países están excluidos de los beneficios estatutarios a los que tienen derecho los empleados, los Países Bajos ofrecen algunas de las mejores protecciones en el mundo para las personas autónomas. Los empleadores de todos los trabajadores, incluidos los zzp'ers, están obligados a proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable que cumpla con los requisitos de la ley laboral holandesa.

Paso #5: Determinar las horas de trabajo y los tiempos de descanso de tu contratista

Las reglas sobre horas de trabajo y periodos de descanso están establecidas en las leyes laborales holandesas, pero no siempre se aplican a los contratistas. La excepción notable son para zzp'ers que trabajan en roles donde la seguridad de una tercera parte podría estar en juego. Por ejemplo, los contratistas que trabajan en transporte, como los conductores, están obligados a tomar días de descanso obligatorios.

Paso #6: Determinar la mejor manera de pagar a tus contratistas

Antes de que puedas pagar a los contratistas en los Países Bajos, necesitas determinar cómo los pagarás. Con el aumento de las plantillas globales y el trabajo a distancia, los empleadores ahora tienen más opciones que nunca para realizar pagos internacionales a contratistas. Aquí hay algunas opciones:

• Transferencias bancarias. Puedes abrir una cuenta bancaria holandesa y usarla para depositar fondos en las cuentas de los contratistas holandeses o usar tu banco para enviar una transferencia bancaria global para pagar a un contratista holandés. Esta es una forma común de pago en los Países Bajos.
• Giros postales internacionales. Este método de pago de larga data puede ser lento, especialmente porque el empleador necesita comprar físicamente el giro postal, y el contratista necesita depositarlo físicamente al recibirlo. Los giros postales también pueden venir con tarifas y malos tipos de cambio. Este no es un práctica común en los Países Bajos.
• Billeteras digitales o plataformas de pago. Algunos empleadores usan plataformas como Wise para transferir dinero a través de fronteras. Recuerda que los tipos de cambio pueden cambiar de un día para otro, haciendo difícil predecir tus gastos.
• Servicios globales de nómina. Típicamente, los contratistas no están incluidos en la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones que los empleados, en cambio, facturan por sus servicios, lo que pasa por cuentas por pagar para muchas empresas. Esta es una forma común de pago en los Países Bajos.

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Paso #7: Usar software de nómina global para procesar pagos

Como viste en el Paso #6, hay múltiples maneras de pagar a contratistas en los Países Bajos. Pero la manera más rápida y simple es pagar a los contratistas a través de software de nómina global. Esta es una forma común de pago en los Países Bajos.

Con Rippling, puedes pagar a empleados y contratistas, en todo el mundo, en una sola ejecución de pago. Aquí tienes una vista previa de cómo funciona el sistema de nómina global de Rippling:

Paso #8: Mantente conforme con las leyes fiscales

Aunque las leyes fiscales no son conocidas por su simplicidad en ninguna parte del mundo, son particularmente complejas en los Países Bajos.

Uno de los principales problemas de cumplimiento que querrás evitar se conoce como "establecimiento permanente". Incluso si tu negocio está basado fuera de los Países Bajos, si contratas trabajadores holandeses y llevan a cabo ciertos tipos de negocios, podrías encontrarte con un establecimiento permanente en los Países Bajos y ser requerido para pagar impuestos corporativos locales. El principal desencadenante de esto es si tus trabajadores holandeses generan ingresos para tu compañía; es decir, si trabajan en IT o soporte al cliente, probablemente estén en el lado correcto de esta regla, pero si trabajan en ventas, puede que no lo estén.

Mientras que los empleadores están exentos de impuestos sobre la nómina para los contratistas en muchos países, esto no es cierto en los Países Bajos, donde los zzp'ers tienen derecho a ciertas protecciones laborales. Por ejemplo, los empleadores tienen que pagar más seguros para contratistas que para empleados, ya que sus arreglos laborales son a corto plazo.

Ten en cuenta también que los empleadores extranjeros están obligados a pagar el IVA en todas las facturas de contratistas y subcontratistas. El IVA normalmente puede ser deducido como impuesto de entrada.

Preguntas frecuentes sobre pagar a contratistas en los Países Bajos

¿El salario mínimo holandés se aplica a contratistas independientes en los Países Bajos?

Sí. A diferencia de en muchos países, los empleadores están obligados a cumplir con los umbrales de salario mínimo para tanto empleados como contratistas en los Países Bajos. A partir de principios de 2024, el salario mínimo holandés (para personas mayores de 21 años) es de 13.27 EUR por hora. El salario se ajusta cada seis meses.

¿Los contratistas holandeses reciben prestaciones?

Los contratistas independientes en los Países Bajos no tienen derecho a todas las mismas prestaciones que los empleados, pero tienen algunos derechos, incluyendo:

• Salario minimo
• Requisitos de un lugar de trabajo seguro y saludable
• Horas de trabajo y días de descanso (en ciertas industrias)

¿Puedes pagar a contratistas en los Países Bajos en tu moneda local?

Los contratistas en los Países Bajos pueden ser pagados en cualquier moneda, pero generalmente es mejor pagarles en su moneda local para que puedan evitar tarifas y tasas de cambio.

¿Puedes pagar manualmente a contratistas en los Países Bajos?

Sí, y muchos propietarios de pequeñas empresas eligen procesar manualmente los pagos a contratistas como medida de reducción de costos. Pero la nómina manual puede ser muy consumidora de tiempo, especialmente a medida que tu negocio crece y si trabajas con múltiples contratistas en los Países Bajos o a través de fronteras.

También es importante tener en cuenta que procesar pagos manualmente viene con algunos riesgos:

• Cumplimiento. Manejar la nómina manualmente significa asumir el riesgo de error humano y omisión. Protégete a ti y a tu negocio con Rippling, que automáticamente asegura el cumplimiento de cualquier ley local aplicable, sin importar dónde vivan tus contratistas.
• Seguridad. El procesamiento manual de la nómina también plantea riesgos de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel. La información sensible de los empleados puede perderse, ser robada o mal utilizada.

¿Cómo conviertes a un contratista en un empleado en los Países Bajos?

Mientras que contratar a contratistas independientes en lugar de empleados a tiempo completo puede venir con beneficios financieros, a veces necesitas un empleado a tiempo completo. El desafío es asegurarse de que todos los requisitos legales estén en orden: las leyes laborales de los Países Bajos requieren deducciones de nómina, prestaciones y más para los empleados, cosas que no tienes que preocuparte por contratistas. Además, para contratar empleados, necesitarás una entidad legal en los Países Bajos, ya sea estableciendo tu propia entidad o usando un servicio de Employer of Record (EOR).

Gestiona sin esfuerzo a tus contratistas globales

Puedes pagar a contratistas internacionales directamente a través de Rippling, lo que significa que necesitas solo un sistema para pagar a todos los tipos de empleados, dondequiera que estén.